La buena gerencia de una empresa está caracterizada por tener un buen inventario.
Cuando hay una mala administración, suele ser un catalizador de ese gran inconveniente que puede llegar a generar desastres numerosos, incluyendo la quiebra.
Si aún no sabes qué es exactamente un inventario, aquí te explicamos todos los detalles:
¿Qué es un inventario?
Un inventario es un conjunto de bienes en existencia, ya sea de compra, venta, uso o transformación, que aseguran el servicio a los clientes, ya sean internos o externos.
El inventario está constituido por los elementos que componen el patrimonio de una empresa. Este se conforma de sus materias primas, que permiten la compra y venta o la fabricación de sus productos en proceso antes de venderlos.
Tipos de inventarios
Los inventarios pueden variar según el tipo de producto, incluyendo materias primas, productos en proceso y productos terminados.
- De materias primas incluye los materiales necesarios para la producción.
- De productos terminados incluye productos listos para venta o distribución.
- De previsión se prepara para satisfacer demandas futuras que se pueden anticipar con certeza.
- De seguridad está diseñado para manejar imprevistos en la producción o aumentos inesperados en la demanda.
- De productos de reserva se refiere a productos en stock para emergencias.
- De tránsito incluye productos que están en camino hacia el almacén.
- De existencias obsoletas incluye mercancías que no pueden ser vendidas debido a su deterioro o caducidad.
- Los que se realizan periódicamente se realizan varias veces al año, mientras que los cíclicos se centran en grupos de referencias específicas.
- De ciclo: es un inventario que se renueva constantemente para necesidades regulares.
Los inventarios se pueden clasificar por el periodo fiscal, distinguiendo entre inventario inicial y final. Estos tipos se definen según la periodicidad de conteo se clasifican en regular, periódico y continuo.
- El permanente se actualiza continuamente, registrando cada movimiento de entrada y salida.
- Los de seguridad están diseñados para manejar imprevistos en la producción o aumentos inesperados en la demanda.
- De control directo se considera adecuado si se tiene una cadena de suministro estable.
Los tipos de inventarios se pueden clasificar según formato, tipo de producto, función, logística, coste y control. Clasificar los diferentes tipos de inventarios permite tener una visión clara y tomar decisiones informadas.
La importancia de hacer un inventario
Este control, es una herramienta de suma importancia porque permite a las empresas planificarse en sus actividades y mantener un stock mínimo de sus ventas, para así satisfacer la demanda de los clientes.
- De esta manera, realizar un inventario permite a la compañía identificar si los registros contables coinciden con el inventario físico.
- Es importante que cada empresa cuente con un inventario, vigilado, controlado y administrado de buena manera para así, distribuir y abastecer de forma adecuada el material del que se dispone.
Para cualquier tipo de empresa, sin duda alguna, contar con un este registro es de suma importancia puesto que son estos lo que nos van a permitir, tener un control de toda la mercancía y generar reportes de la situación económica del negocio.
Ventajas de contar con un inventario en mi negocio
- Eficiencia: el buen manejo y organización de tu inventario permitirá que tu negocio sea más organizado y te ayudará a que mantengas una buena administración y orden de la mercancía.
- Mejor seguridad: es esencial mantener tu inventario monitoreado y en orden. Esto te permite ejecutar tu operación de servicios sin inconvenientes, pues estarás más precavido con respecto a tu stock, rotación y reposición de materiales, para una mejor operatividad.
- Ahorro: monitorear bien, cuáles serán los productos que necesitarás hará que puedas planificar mejor tus gastos de manera más eficiente y determinar cada cuánto tiempo tendrás que invertir o comprar determinados materiales.
Pasos para hacer un inventario
1. Definir y organizar el espacio donde estarán los artículos
Debemos asegurarnos de definir los lugares en los que estarán los artículos para no omitirlos. Se recomienda contar con estantería rotulada para ubicarlos y que estén a simple vista.
2. Definir el sistema y formato de almacenamiento
Esto depende del tipo de artículo a inventariar y de la rotación que cada uno de esos artículos posee.
3. Identificar la codificación de los artículos
Para este paso se contemplan distintas variables como: color, estilo, número de modelo, precio, proveedor, entre otros
4. Selección del método de conteo
Elegir el método de conteo adecuado es esencial para un inventario preciso. Los métodos comunes para hacer inventarios incluyen FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) y stock bajo demanda. Para productos perecederos, se sugiere utilizar el sistema PEPS o FIFO para optimizar su rotación.
La elección del método de conteo más adecuado depende de la operación y tipo de mercancía en el negocio.
- Por ejemplo, la elección de un sistema de stock debe depender del tipo de mercancía que se comercializa. Así, seleccionando el método correcto, se asegura una mejor gestión del inventario y una mayor eficiencia en el control de existencias.
5. Elegir una herramienta de control de stock
La herramienta más adecuada será la que se ajuste mejor a nuestro negocio y a la complejidad de los artículos que manipulemos. En el mercado existen distintos tipo de opciones de sistemas que podemos utilizar: desde plantillas prediseñadas en excel hasta distintos software de gestión a la medida. No obstante, un software personalizado es una excelente herramienta: este tipo de plataformas te permiten almacenar en un solo lugar la información vital de tu negocio, además de tener un control en tiempo real de tu inventario.
6. Registra cada movimiento que hagas
Es necesario registrar la entrada y salida de cada uno de los productos en la herramienta que utilices para el control de tu stock disponible, esto te permitirá contar con información mucho más precisa de la venta.
7. Realiza un conteo físico
Llevar un conteo de un inventario físico es clave. Si este no es preciso difícilmente coincidirá con el conteo del inventario final.
8. Registro y verificación de datos
Para llevar un registro efectivo del inventario, se recomienda utilizar una hoja de cálculo con campos importantes, así como aplicaciones específicas de gestión de inventarios. Registrar no solo las mercancías, sino también las entradas y salidas es esencial para un inventario completo.
9. Programación
Organiza un día específico para realizar únicamente el inventario, este puede ser mensual, trimestral o anual. Pero es importante hacerlo y no permitir que se acumule.
Con una buena administración y gestión de tu inventario, podrás controlar con eficacia tu centro y garantizar la comodidad de trabajo para todo tu equipo porque contarán con los recursos que necesitan para desempeñar sus cargos.
Una vez que tienes las herramientas y materiales necesarios en tus manos, puedes brindar un servicio de calidad a tus clientes mucho más fácil.
Herramientas y software para gestionar inventarios
Un buen software de gestión de inventario permite a las empresas realizar un seguimiento detallado de sus productos, facilitando la entrada y salida de mercancías. La agilidad en el registro y reducción de procesos relacionados con el stock son ventajas destacadas de un buen software de gestión de inventario.
Algunas opciones recomendadas incluyen:
- Holded, que es fácil de usar y personalizable.
- Odoo Inventory, un software de código abierto que ofrece flexibilidad y personalización para las necesidades de diferentes empresas.
- Zoho Inventory, que se destaca por su capacidad de integración con otros sistemas, lo cual es beneficioso para empresas que operan en el sector ecommerce.
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Lo mejor: integra agenda, ventas y control de productos en tiempo real.
AgendaPro: Tu aliado para el control de inventario
1. Control en tiempo real del inventario
AgendaPro te permite ver cuántos productos tienes disponibles en todo momento. Cada vez que realizas una venta o un servicio que involucra productos, el sistema actualiza automáticamente el stock, evitando errores y pérdidas.
2. Alertas de stock mínimo
Puedes configurar alertas automáticas que te avisen cuando un producto esté por debajo del nivel mínimo establecido. Esto te da el tiempo necesario para reabastecerte sin afectar tu operación.
3. Integración con las ventas y servicios
El inventario se conecta directamente con las citas y ventas. Por ejemplo, si vendes un shampoo durante una cita, el stock se descuenta automáticamente sin que tengas que hacer doble trabajo.
4. Reportes inteligentes
Genera reportes automáticos que te indican cuáles son los productos más vendidos, cuáles tienen menor rotación, qué necesitas reponer y más. Esto te ayuda a tomar decisiones con datos y no al azar.
5. Evita el sobrestock o el desabastecimiento
Con un control más preciso, reduces el riesgo de tener productos caducados o acumulando polvo en estanterías. Al mismo tiempo, te aseguras de no quedarte sin lo que más vendes.
6. Mayor rentabilidad
Con un inventario bien gestionado, puedes optimizar tus compras, evitar desperdicios y aumentar tus márgenes de ganancia.
Ejemplo práctico: ¿Cómo definir el inventario de mi centro estético?
Para organizar tu inventario es imprescindible definir concretamente cuáles son aquellos productos que realmente necesitas para prestar tus servicios. En este sentido, debemos establecer cuáles son las especialidades de tu centro estético.
A continuación te mostraremos un ejemplo de cómo segmentar o dividir tu inventario de acuerdo a tu oferta de servicio y especialidades:
Como se muestra en el ejemplo, para el funcionamiento de tu centro estético y administración de tu inventario se necesita una considerable cantidad de materiales; sin embargo, es considerable que elijas un proveedor específico, para así evitar tener problemas con la rotación de los productos e incluso gastos innecesarios.
Consejos prácticos para optimizar tu inventario
- Los inventarios son esenciales para administrar activos y satisfacer la demanda del mercado.
- Acondicionar un espacio para hacer un inventario permite disponer de todos los productos de manera organizada.
- Un software de gestión de inventario proporciona análisis valiosos para la mejora de la rentabilidad.
- Las aplicaciones para realizar inventarios ofrecen comodidad, simplificación del proceso y rapidez en la generación del inventario.
- El inventario manual puede facilitar el control de la rotación de productos, pero resulta laborioso y propenso a errores.
- La información almacenada físicamente en un inventario manual puede ser difícil de compartir, aumentando el riesgo de pérdida de datos.
- Una buena gestión de inventarios ayuda a identificar productos caducados o dañados, minimizando pérdidas.
Inventario manual vs. digital
Comparar los métodos manuales y digitales de llevar un inventario revela las ventajas y desventajas de cada uno.
| Método | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| 📝 Inventario Manual (papel) | – No requiere tecnología – Económico al inicio |
– Propenso a errores humanos – Riesgo de pérdida o deterioro del registro – Toma mucho tiempo – No apto para negocios con mucho movimiento |
| 📊 Excel / Plantilla digital | – Automatiza algunos cálculos – Accesible y familiar – Bajo costo |
– Sin conexión con ventas o stock real – Riesgo de errores manuales – No garantiza seguridad a largo plazo – Limitado para escalar operaciones |
| 💻 Software de Inventario (SGA) | – Alta precisión y velocidad – Control en tiempo real – Reduce errores humanos – Reportes automáticos |
– Requiere inversión inicial – Puede necesitar capacitación – Dependencia de la tecnología |
Aunque muchos negocios aún usan métodos manuales por costumbre o presupuesto, el salto a lo digital representa una evolución inevitable. Un software de inventario moderno no solo reduce errores y gana tiempo, sino que también potencia la toma de decisiones con datos en tiempo real, asegurando mayor rentabilidad y control del negocio.
Preguntas frecuentes sobre cómo realizar un inventario
¿Por qué es importante llevar un inventario?
Llevar un inventario es fundamental para evaluar la situación económica de la empresa y controlar la mercancía, lo cual evita pérdidas de ventas y mejora la satisfacción del cliente. Sin duda, una gestión adecuada del inventario contribuye al éxito del negocio.
¿Cuáles son los tipos de inventarios más comunes?
Los tipos de inventarios más comunes son las materias primas y los productos terminados, así como los inventarios periódicos y continuos. Estos elementos son esenciales para la gestión eficiente de la cadena de suministro.
¿Qué herramientas puedo usar para gestionar mi stock?
Recomendamos herramientas como Holded, Odoo Inventory y Zoho Inventory, que ofrecen funcionalidades avanzadas y permiten una integración efectiva con otros sistemas.
¿Debo usar métodos manuales o digitales?
<p>Es recomendable utilizar métodos digitales para realizar un inventario, ya que ofrecen mayor precisión y eficiencia, minimizando errores en la gestión.
¿Cómo puedo optimizar mi inventario?
Es crucial realizar inventarios periódicos, controlar las entradas y salidas de productos, y capacitar a su personal en la gestión eficiente del inventario. Esta estrategia le permitirá mantener un manejo más efectivo y preciso.