Si eres dueño de una empresa operativa en Colombia, sabes que desde el 5 de mayo de 2020 se emitió una resolución que obliga a nuevos sujetos fiscales a facturar de esta manera.
A continuación te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, los requisitos en torno a ella y todos los detalles que debes saber sobre esta nueva medida:
¿Qué es la facturación electrónica?
Cada vez son más los procesos que pueden ser optimizados gracias a la tecnología. La facturación electrónica, por su parte, es una de estas alternativas que ofrece la tecnología para las empresas. La facturación electrónica es un proceso mediante el cual las empresas generan, envían y almacenan sus facturas de forma digital, cumpliendo con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN y demás normativas tributarias. A diferencia de las facturas tradicionales en papel, las electrónicas se procesan de manera digital, garantizando autenticidad, integridad y validez fiscal. Las facturas electrónicas representan de forma legal la operación comercial entre dos partes y son equivalentes a las facturas impresas para efectos tributarios.Facturación electrónica obligatoria en Colombia: Resolución 000042
A través de la Resolución 000042 emitida el 5 de mayo de 2020, el gobierno colombiano impone de manera obligatoria la facturación electrónica para otros sectores económicos. El documento sustituye a la Resolución 00020 del año 2019, en la cual se desglosaban los sujetos que debían cumplir este tipo de facturación. En ese sentido, a partir de esta fecha nuevos sujetos económicos deberán aplicar la facturación a través de medios electrónicos para sus clientes y para cumplir sus debidas obligaciones fiscales y tributarias.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
El criterio para determinar quiénes son las empresas obligadas a facturar de forma electrónica es por actividad económica principal inscrita en el RUT. De igual manera, estos sujetos se encuentran clasificados en el artículo 2 de la Resolución 00020 del año 2019 y fueron modificados posteriormente por la Resolución 00042 en cuestión, siendo estos los sujetos definitivos:- Sujetos responsables del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
- Sujetos responsables del Impuesto Nacional al Consumo
- Personas con calidad de comerciantes: aquellos que ejerzan profesiones liberales o presten servicios a estas
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o ventas a consumidores finales
- Tipógrafos y litógrafos no responsables del impuesto sobre las ventas
- Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen de tributación SIMPLE
- Entidades del Estado de orden nacional o territorial
- Distribuidores de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos (minoristas)
- Entidades prestadores de servicios públicos a domicilio
- Instituciones educativas
- Seguros y títulos de capitalización
- Notarías
- Persona naturales, jurídicas y otros sujetos que hasta enero 2019 y durante seis años anteriores hayan solicitado rangos de numeración para factura electrónica
- Personas naturales, jurídicas y otros sujetos que, al 6 de febrero del 2019, ostentaban calidad de grandes contribuyentes debidamente seleccionados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
¿Qué requisitos debo cumplir si estoy obligado a facturar electrónicamente?
Los requisitos para facturar electrónicamente deben realizarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de acuerdo a la Resolución 000030 del año 2019.- Lo primero que debes hacer es habilitarte como facturador electrónico a través de la página web de la DIAN y completar el proceso.
- Seguidamente, debes empezar una fase de pruebas y verificar si el software que hayas escogido para la facturación se ajuste a las exigencias técnicas de la DIAN. AgendaPro, por ejemplo, se adapta a los requerimientos establecidos.
- Luego, debes solicitar la resolución de facturación electrónica para obtener un número de autorización, el cual viene a ser el sistema de anotación consecutiva contenida en la factura. Esta solicitud la puedes realizar desde la página de la DIAN en la opción de “Portal Transaccional“.
¿Qué debe contener la factura electrónica?
Al igual que una factura emitida en papel, las facturas electrónicas deben tener estos tres factores:- Deben ser legibles
- Auténticas (es decir, deben garantizar la identidad del obligado a su expedición y emisión de la misma).
- Deben ser íntegras: es decir, no son modificables en cuanto a su contenido. La autenticidad e integridad de las facturas electrónicas se realiza a través de firmas electrónicas en un certificado reconocido o mediante los otros medios descritos anteriormente establecidos por la DIAN.
Beneficios Clave de la Facturación Electrónica para tu Empresa
Adoptar la facturación electrónica no solo es un requisito legal, sino una estrategia inteligente para fortalecer la gestión interna de tu negocio. Las ventajas van más allá del cumplimiento tributario; impactan directamente en la eficiencia operativa, la reducción de costos y la sostenibilidad empresarial. A continuación, se detallan los beneficios más significativos.
1. Reducción de Costos y Tiempos Operativos
La facturación electrónica puede disminuir hasta un 80% los costos asociados con la gestión manual de facturas, ya que elimina gastos en material, impresión y almacenamiento físico. Además, el manejo digital acelera la emisión y recepción de facturas, reduciendo el tiempo que tu equipo gasta en procesos manuales.
2. Mejora de la Precisión y Control Financiero
La automatización minimiza errores humanos, tanto en la captura de datos como en el procesamiento de información tributaria. Esto se traduce en un mejor control de tus cuentas por cobrar y por pagar, con información disponible para informes financieros en tiempo real.
3. Fortalecimiento de la Relación con Clientes y Proveedores
Al contar con procesos más rápidos y fiables, tus clientes reciben sus facturas de manera inmediata y pueden realizar pagos con mayor claridad. Esto genera confianza y facilita acuerdos comerciales basados en transparencia y eficiencia.
4. Acceso a Reportes y Datos en Línea
Las plataformas de facturación electrónica permiten tener acceso inmediato a reportes de ventas, historial de facturas, pagos realizados y pendientes, lo que facilita el análisis estratégico de tu negocio en cualquier momento.
5. Contribución Ambiental
La reducción del uso de papel y materiales impresos apoya las metas de sostenibilidad y responsabilidad ambiental de tu empresa, un valor cada vez más apreciado por clientes y aliados comerciales.
Cómo AgendaPro ayuda a ordenar pagos y facturación
AgendaPro facilita la gestión contable y administrativa para negocios que requieren control, rapidez y cumplimiento fiscal.
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Emisión automática de facturas electrónicas: Genera las facturas desde el pago o desde la agenda, cumpliendo con los requisitos de la DIAN.
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Organización total de pagos: Registra ingresos, ventas, servicios facturados y saldos pendientes en un solo sistema.
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Evita errores y duplicados: Integra pagos + facturación para que toda la información sea coherente y centralizada.
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Reportes financieros en tiempo real: Ingresos por día, semana, profesional, sede o servicio.
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Cumplimiento tributario garantizado: Validación completa de datos exigidos por la DIAN.
Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Facturación Electrónica en Colombia
¿Qué diferencia hay entre una factura tradicional y una factura electrónica?
La principal diferencia es que la factura electrónica se emite, transmite y almacena digitalmente, cumpliendo requisitos técnicos y legales que aseguran su validez fiscal, mientras que la factura tradicional en papel depende de procesos físicos, mayor almacenamiento y mayor riesgo de errores o pérdida.
¿Necesito un software autorizado por la DIAN para emitir facturas electrónicas?
Sí, debes usar una solución de facturación que cumpla con los requisitos técnicos y esté autorizada para interoperar con la DIAN y generar documentos válidos para efectos tributarios. Esto puede ser a través de la plataforma gratuita de la DIAN o mediante proveedores tecnológicos autorizados.
¿Las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las impresas?
Sí, las facturas electrónicas tienen la misma validez legal y fiscal que las impresas, siempre que cumplan con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN.
¿Puedo emitir factura electrónica sin tener clientes con identificación?
No. Para emitir una factura válida, el documento debe contener los datos completos del cliente, incluyendo su tipo y número de identificación, lo cual garantiza que la factura pueda ser reportada y vinculada correctamente en el sistema tributario.
¿Qué sucede si no cumplo con la facturación electrónica siendo obligado a usarla?
El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas, la suspensión de la autorización para facturar electrónicamente e incluso el cierre temporal del establecimiento, dependiendo de la gravedad y la reiteración de la falta.