Cuando las personas hablan sobre un CRM, se refieren a un sistema de Gestión de las relaciones con clientes o cómo indica su traducción al inglés: Customer relationship management (CRM). Una herramienta que permite centralizar en una única base de datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes, proveedores y otros públicos externos. Un sistema CRM para centro médico o clínica ofrece ventajas a todos, desde el departamento de ventas, servicio al cliente, desarrollo comercial, reclutamiento, mercadeo o cualquier otro departamento relacionado con el negocio, una mejor manera de administrar las interacciones y relaciones externas que impulsan el éxito.
¿Qué es y para qué sirve un CRM médico?
Un software médico en la industria de la salud permite a los centros médicos administrar toda la información de salud de sus pacientes, de manera eficiente. Al igual que los sistemas CRM para ventas, los sistemas CRM para centro médico o clínica tienen algunos módulos estándar.
Un sistema CRM para centro médico o clínica les permitirá eliminar todos los errores administrativos o en los datos de los pacientes, mejorar la lealtad y satisfacción de sus clientes y reducir los costos de mantenimiento.
Los módulos más comunes que están presentes en los softwares de CRM son:
- Módulo de Comunicación. Este módulo tiene características para programar, iniciar y rastrear interacciones con pacientes. También incluye la funcionalidad para configurar recordatorios y programar y confirmar citas.
- Módulo de Informes. Permite generar y personalizar varios informes, como aquellos para calcular la efectividad de las campañas publicitarias o informes sobre el número promedio de pacientes que no se presentan a las consultas.
- Módulo de gestión de tareas. Este módulo permite al personal agregar tareas, asignarlas a determinadas personas, verlas, actualizarlas y realizar un seguimiento de su progreso.
- Módulo de manejo de pacientes. Aquí el personal puede agregar o actualizar registros de pacientes según las diferentes condiciones y comunicarse de manera efectiva con ellos.
Este conjunto de características es básico, pero se puede modificarse de acuerdo con las necesidades de cada centro médico en particular.
¿Cuáles son las Ventajas de usar un CRM para centro médico o clínica?
Mejora la experiencia del cliente
Los clientes de hoy en día están acostumbrados a obtener una experiencia individualizada en cada relación que tienen con diferentes empresas. La industria médica no debería ser una excepción. Al tratar con cientos de pacientes todos los días, es fácil olvidarse de una llamada o una reunión, sin mencionar los nombres y las condiciones de salud de cada persona.
- Un sistema de gestión de relaciones con clientes administra todas estas tareas y mejora la satisfacción general del paciente con sus servicios.
Soporte luego de dado el alta
La atención a los pacientes y la comunicación con ellos no deben terminar cuando salen de la clínica.
- Un sistema de gestión personalizado puede enviar instrucciones de alta y recordatorios de atención por teléfono o correo electrónico durante un periodo, reduciendo los tiempos de recuperación y aumentando la satisfacción del paciente.
Elimina errores administrativos
¿Sabía que según una encuesta realizada en hospitales el 60% de los pacientes ha tenido que volver a realizarse pruebas porque se perdieron los resultados iniciales? La necesidad de reducir errores y proporcionar un mejor servicio es urgente en estos días. Una solución de CRM en la industria de la salud resuelve estos problemas. ¿Cómo?
- Automatiza la mayoría de los procesos administrativos y minimiza las interacciones humanas, las principales causas de errores.
- Un sistema CRM advierte al personal de toda la información que debe ingresarse y todas las actividades que deben realizarse.
Rastrea pacientes referidos para reanudar la atención interrumpida
El problema de derivar pacientes de médicos de atención primaria a especialistas es que este proceso es difícil de rastrear sin programas modernos como un CRM. Alrededor del 25% al 50% de los médicos que derivan no pueden confirmar si sus pacientes han visitado al especialista y si se les notifica, la mayoría de los médicos califican la información que obtienen de los especialistas como deficiente, como resultado, muchos pacientes simplemente se pierden en el sistema. Por supuesto, las ganancias también se pierden.
Un CRM de atención médica permite a los médicos administrar a los pacientes referidos de manera efectiva y almacenar toda la información relevante en un solo lugar para un acceso rápido.
Proporciona información sobre los pacientes para crear mejores campañas de marketing
Para proporcionar una mejor calidad de atención, mejorar los servicios y construir relaciones sólidas y leales con los pacientes, cada establecimiento médico debe saber quiénes son sus clientes, qué necesitan y cuáles son sus preferencias.
- Con un CRM se puede rastrear la satisfacción del paciente, su estado de ánimo y la probabilidad de referir a su médico o clínica a sus amigos y familiares.
- Se pueden recopilar estos datos utilizando una encuesta automatizada dentro del sistema CRM.
- Los resultados de las encuestas se pueden utilizar para generar informes automáticos y proporcionar información valiosa para ejecutivos y personas que toman decisiones.
Garantiza la seguridad de las operaciones
La seguridad es una de las principales preocupaciones en la industria de la salud. En promedio, se rompen 17,000 registros de pacientes todos los días. Incluso hoy en día, muchas clínicas, hospitales y profesionales individuales almacenan y transfieren información de salud de pacientes de formas que no cumplen con las leyes de protección de datos y privacidad.
Al crear un CRM personalizado, pueden incorporarse tantos mecanismos de seguridad como sea posible para proteger tu clínica y los datos personales de tus pacientes contra ataques de piratas informáticos. Estas medidas de seguridad incluyen:
- Autenticación de factor múltiple
- Identificación biométrica
- Cifrado de datos
- Firma digital
- Acceso de usuarios multinivel a bases de datos.
AgendaPro es el mejor CRM médico
AgendaPro ofrece varias funcionalidades valiosas para los negocios de salud, aquí te presentamos algunas de las más valoradas.
- Agendamiento de citas médicas: AgendaPro permite agendar y gestionar citas de forma eficiente, adaptándose a los distintos tipos de especialidades y duración de consultas.
- Ficha clínica digital: Ofrece fichas clínicas personalizables para registrar antecedentes médicos, diagnósticos, tratamientos, prescripciones y evolución de cada paciente.
- Recordatorios automáticos: Envía recordatorios de citas por correo o WhatsApp, reduciendo significativamente las inasistencias y cancelaciones de último minuto.
- Facturación y pagos: Genera facturas electrónicas, gestiona cobros y permite realizar pagos presenciales u online, incluyendo integraciones con medios de pago.
- Informes y estadísticas: Ofrece reportes automáticos sobre ingresos, productividad por profesional, tipos de servicios realizados, asistencia y otros datos clave para la toma de decisiones.
- Telemedicina: Integra opciones de atención por videollamada, adaptándose a las nuevas necesidades de atención remota.
- Inventario: Controla el stock con alertas automáticas para evitar quiebres.
- Automatización de procesos administrativos: Disminuye tareas manuales como confirmaciones de citas, cobros, entrega de recetas o informes.
Gracias a estas herramientas, AgendaPro permite a los negocios de salud mejorar la atención al paciente, mantener el orden en los procesos clínicos y administrativos, y ofrecer una experiencia mucho más profesional y confiable.
Preguntas frecuentes sobre el CRM médico
¿Cuáles son las funciones principales de un CRM para centro médico o clínica?
- Gestión de pacientes: Almacena y organiza la información de los pacientes.
- Agenda y citas: Permite la programación y gestión de citas médicas.
- Historial médico: Acceso rápido al historial clínico de los pacientes.
- Facturación y pagos: Facilita la gestión de facturas, pagos y seguros.
- Comunicación: Herramientas para comunicarse con los pacientes mediante correos electrónicos, SMS o llamadas.
- Informes y análisis: Genera reportes sobre el rendimiento de la clínica y la satisfacción del paciente.
¿Cómo mejora un CRM médico la relación con los pacientes?
Al tener toda la información centralizada, el personal médico puede ofrecer un trato más personalizado, recordar citas, y dar seguimiento adecuado a los tratamientos. Esto mejora la experiencia del paciente y su satisfacción.
¿Es seguro usar un CRM para centro médico o clínica?
Sí, la mayoría de los CRM médicos están diseñados para cumplir con normativas de privacidad y seguridad, como HIPAA (en EE. UU.) o GDPR (en Europa), garantizando que los datos de los pacientes estén protegidos.
¿Puede integrarse un CRM médico con otros sistemas?
Sí, muchos CRM médicos pueden integrarse con sistemas de gestión de clínicas, plataformas de telemedicina, y software de facturación, entre otros.
¿Cuánto cuesta un CRM médico?
Los costos varían según las funcionalidades, el número de usuarios y el tipo de implementación (nube o local). Algunos ofrecen planes mensuales o anuales con diferentes niveles de servicios.