Gestionar y manejar un negocio es una de las tareas más complejas a las que se enfrenta todo dueño o socio. Esta tarea no tiene porqué consumir horas de trabajo, porque ahora se puede automatizar gracias a los software médicos.
Un software de gestión médica es el mejor aliado para simplificar tu día a día, pero también es cierto que elegir uno es una decisión muy importante, pues le estás confiando los aspectos más importantes de tu negocio.
Hoy en AgendaPro México te decimos cómo elegir un software médico perfecto para tu centro médico y te compartimos varios consejos para que impulses tu negocio.
¿Qué es un software para centros médicos?
En pocas palabras, un software médico es una aplicación o programa inteligente que te permite gestionar las operaciones de tu negocio. Al ser un sistema en línea, cuentas con un software médico en la nube que puede gestionarse desde cualquier dispositivo con conexión a internet, y por supuesto, desde cualquier lugar.
Cuando decimos que la información está en la nube, no significa que si no tienes internet tu negocio no puede funcionar, sino que toda la información se guarda en la nube para no saturar la memoria de tu celular o de tu computadora.
Consideraciones al elegir un software médico
Específicamente en el área de la salud, tener un software es un aspecto indispensable para su exitosa gestión, para el flujo de sus operaciones y, sobre todo, para consolidarse dentro de su público objetivo, pues permite gestionar la operación de forma más centralizada y cómoda.
En todo caso, la elección de un software para un consultorio médico o centro de salud dependerá de diversos factores.
- No es lo mismo un consultorio privado que maneja un pequeño número de citas al mes que una clínica privada con varias sucursales a nivel local o regional. De igual manera, dependerá del mercado en el que el negocio se desempeñe.
- Con casi 130 millones de habitantes y siendo el segundo mercado más importante del sector farmacéutico, la competencia en el territorio mexicano es fuerte. Por ello, escoger un software no solo te ayudará a controlar tus operaciones, sino que puede fortalecer tu presencia en un mercado tan competido.
¿Cómo escoger el mejor software para un centro médico?
Saber cómo elegir un software médico no es tarea sencilla. Si bien existe una gran variedad de opciones en la actualidad, por ello te aconsejamos guiarte de los siguientes pasos:
- En primera instancia, debes conocer perfectamente tu negocio, su status actual y su proyección de acuerdo a la planificación previa realizada.
- Debes tener claro el tamaño del negocio, si tiene una o varias sucursales, tu público objetivo, las especialidades o servicios ofertados así como tus proyecciones en el mediano y largo.
- Debemos analizar cuidadosamente los atributos de las opciones disponibles para escoger aquel que mejor se adapte a la dinámica de nuestro centro médico.
- No elijas el más barato. Elegir la opción más económica, casi siempre implica elegir la opción más sencilla. Debes tomar una decisión de acuerdo a las necesidades de tu negocio y tener en cuenta que esto es una inversión.
- Ponte en contacto con un asesor y resuelve todas tus dudas.
- Compara la relación calidad-precio. A veces lo más caro no es lo mejor y no barato puede salirte caro.
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Elementos que debe tener un software médico
1. Almacenamiento de datos de pacientes e historias clínicas
Un buen software debe permitir almacenar y organizar de forma fácil los datos de tus pacientes y de tus clientes. Estos datos pueden abarcar desde su nombre y apellido hasta la dirección, fecha de nacimiento, edad y otros datos importantes. De igual manera, este almacenamiento de datos debe incluir un apartado para el registro de historias clínicas.
2. Función para el control de stock e inventario
Otro de los elementos fundamentales a la hora de gestionar un centro médico o cualquier negocio, es tener un monitoreo constante del status del inventario así como de los gastos y compras que se requieran.
En todo caso, un buen software debe permitirte llevar el control de todos los ítems que necesitas para tu operatividad, de forma que puedas monitorear en tiempo real las cantidades y poder planificar futuras inversiones.
Este es fundamental, pues te ayudará a controlar de mejor manera la planificación estratégica del negocio: ningún centro médico o consultorio funciona adecuadamente sin los productos necesarios para su operación cotidiana (esto incluye desde los insumos médicos como incluso material de limpieza, mobiliario, entre otros).
3. Agenda en línea
Un software médico completo debe ofrecer la opción de que los pacientes puedan agendar y/o cancelar sus citas directamente desde la plataforma y a cualquier hora del día.
De igual manera, la gestión de citas desde esta herramienta permite tener un mayor control para el personal administrativo y, además, para tus datos como empresa: puedes conocer el flujo de citas por ejemplo, si existe algún patrón en su comportamiento y, en suma, elaborar estrategias al respecto.
4. Organización y gestión de datos financieros y contables
El control del capital es fundamental. De nada sirve tener un negocio posicionado o que facture una considerable cantidad de dinero al mes, si éste no se reinvierte ni se administra correctamente.
Por ello, un buen software para centro médico te permite gestionar tanto tus ingresos (a través de un sistema de pagos, como una terminal de venta, por ejemplo) así como tus egresos, de forma que puedas responder si es necesario elaborar algún cambio.
De igual manera, esta opción es útil para la facturación, emisión de recibos, gestión de pagos de obligaciones, entre otros aspectos importantes. Un negocio bien administrado asegura su éxito en el futuro.
5. Opción para pagos
Relacionado al punto anterior, otro aspecto importantísimo en todo software es que este permita a tus clientes o pacientes realizar pagos a través de la plataforma. Solo así puedes tener un mejor control de tus ingresos y ofrecerías un agregado de valor más a tus clientes.
6. Sistema de seguridad / resguardo de información y datos
Un aspecto muy importante a tener en cuenta es la confiabilidad del software. En este tipo de herramientas solemos almacenar información privada de nuestros pacientes y otros datos confidenciales de nuestro centro. Por todo esto, es importante asegurarse que el software posea algún sistema de cifrado para los datos, así como contar con un respaldo seguro para evitar pérdidas en la información.
7. Gestión de marketing
El marketing es un elemento esencial en cualquier negocio, ya sea que quieras expandirte en tu ciudad o simplemente darte a conocer en un nuevo nicho de mercado, el software que escojas debe permitirte realizar campañas de marketing a partir de los datos recogidos de tus pacientes y clientes.
Un software completo te permite:
- Generar campañas de correo electrónico masivas.
- De igual manera, te permite obtener reportes de desempeño de cada campaña, para así poder optimizarlas en el futuro.
- Recuerda que a través de distintas estrategias de marketing puedes fidelizar a tus clientes, lo cual es fundamental para asegurar tu éxito y crecimiento en el mercado.
Adaptabilidad del software
Es importante que verifiques bajo qué sistemas operativos puede trabajar: de nada sirve tener un software que únicamente sea compatible con Windows y no tenga una opción para dispositivos móviles. Idealmente, el software que escojas debe adaptarse tanto a Android como iOs así como a Windows y Mac OS.
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Ventajas de usar un software para centros médicos
Un software de gestión para centro médico es un facilitador, su función es aligerar el trabajo administrativo, mientras mantiene ordenada toda la información del centro y de los pacientes. Estas son algunas de las ventajas más destacadas:
Centralización de datos y de información
Una de las principales ventajas de contar con un software médico es que te permite almacenar la información de tus pacientes en un mismo lugar, de forma centralizada y de fácil acceso, pues la información está disponible para consultar en cualquier dispositivo que permita el software. Así, puedes almacenar tus datos más fácilmente y evitar riesgos de pérdida con respaldos físicos o con otros servidores.
Mayor control de ingresos y egresos
Por otro lado, este tipo de software para centro médico te permite gestionar de manera más eficiente tu inventario, tus ingresos y egresos.
Esto significa que puedes monitorear en tiempo real tu desempeño y el flujo de caja de tu negocio. De igual manera, este tipo de aplicaciones también permite llevar un control del inventario, el cual es fundamental para la operatividad y para planificar tu presupuesto.
Fidelización de clientes
Este tipo de softwares suelen incluir opciones de marketing:
- A través de la centralización y organización de la información es posible planificar y enviar campañas de marketing masivas por correo electrónico, adaptadas a distintos objetivos de segmentación.
- Recordemos que la ejecución de una buena campaña de marketing es esencial para la fidelización de tus clientes, captación de tu público objetivo y sostenibilidad en el mercado en el que te desempeñas.
- De igual manera, los pacientes pueden agendar sus citas en línea, de forma autónoma e inmediata; lo que se traduce en un agregado de valor que puede ayudarte a fidelizarlos aún más, pues les estás haciendo mucho más fácil una parte del proceso que suele ser engorrosa y tediosa por métodos tradicionales.
Mayor rentabilidad y éxito en el mediano y largo plazo
Sin embargo, todas las ventajas anteriores se resumen en que un software te ayuda a manejar de manera eficiente tu operación.
Si gestionas adecuadamente la operación de tu negocio en cuanto a ingresos y egresos, agenda de citas online, marketing y almacenamiento de datos de pacientes y clientes, esto se traducirá en éxito y mayor rentabilidad a mediano y largo plazo, pues es una herramienta que te permite tener una visibilidad total de tu negocio y de su comportamiento a nivel financiero y de estrategia.
En todo caso, la escogencia del mejor software para tu consultorio médico o clínica debe tomar en cuenta los aspectos que te mencionamos. Si tu empresa o consultorio se encuentra en México, con más razón debes tomar en cuenta estos aspectos dado el alto nivel de competitividad y el tamaño de mercado de este país.
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