Si eres empresario, dueño de un negocio o pequeño emprendimiento, es necesario que sepas y tengas en cuenta que, establecer un contacto cercano frecuentemente con tus clientes es fundamental. Bien sea para mantener ese vínculo que siga generando oportunidades de negocio con esa persona, o una vez que haya hecho una compra, lograr que regrese y conseguir nuevas ventas, es la meta. En este artículo, te daremos un ejemplo de correo de seguimiento de clientes también conocido en el mundo de las ventas como “Follow Up”.
¿Qué es un correo de seguimiento de clientes?
Un correo de seguimiento de clientes es un mensaje que una empresa envía para mantener la comunicación con un cliente después de una interacción previa. Su objetivo principal es asegurar la satisfacción del cliente, pedir retroalimentación, fomentar la lealtad o resolver problemas. Se utiliza para verificar que el cliente esté contento con el producto o servicio y para mantener una relación continua.
¿Para qué sirve un correo de seguimiento de clientes?
Te invitamos a imaginar, en este instante, que fuiste a un evento importante de networking y conociste a una persona que se desempeña en tu misma área o profesión. Luego de una breve conversación, intercambiaron tarjetas de contacto, para mantener la comunicación a futuro. Es justo aquí, donde a través de un correo de seguimiento se puede convertir en tu cliente, luego de varios intentos. Debes tener en cuenta que tendrá éxito si lo diriges a cada persona, en específico.
¿Y por qué un correo, en vez de una llamada telefónica? Aunque es más viable hablar a través del móvil, recomiendan más éste último porque es menos intrusivo y más respetuoso, ya que todavía no se ha establecido una confianza entre las dos partes.
¿Qué debe tener un correo de seguimiento de clientes?
- Es primordial recordarles quién eres: brevemente decirle tu nombre, en qué empresa o negocio trabajas, el cargo que ocupas en la misma. También puedes colocar un enlace que lleve al cliente a una web con más información.
- Describir tu producto o servicio: Es muy común que la bandeja de correo de todos se sature o llene de solicitudes en un mismo día, por eso es indispensable que de entrada le digas a tu cliente o lector de qué trata tu e-mail. ¿Cómo hacerlo? De forma fácil, concreta y sin extenderte más de una oración.
- Un “asunto” que atrape: Cuando enviamos un correo, lo que todos queremos y deseamos es que el cliente lo abra y lea próximamente. Esto no sucederá si el título no llama la atención o no se corresponde con el cuerpo o intención. Por este motivo, ese asunto debe contener palabras que enganchen de manera que no pase desapercibida la comunicación enviada.
- Según encuestas realizadas a un grupo pequeño, donde le preguntamos cuáles son esos tipos de títulos o frases que ignoran cuando les llega un correo, la mayoría respondió, todos aquellos que les “venden” de manera directa y dicen palabras como “oferta”, “promoción”, oportunidad”. Los descartan o no lo abren, porque les parece spam (nada confiable) y no les despierta interés.
- En ese sentido, por supuesto, nos dio curiosidad conocer la otra “cara de la moneda” y les pedimos nos contaran cuáles son esos “asuntos” que sí captan favorablemente su atención. Nos respondieron que: aquellos que ofrecen una promesa para solucionar un problema. Que les causa intriga y hace abrir el e-mail para saber más. En conclusión, debes hacer que el tema resuene en los oídos de tu potencial cliente, a través de la vista.
- Redacción impecable: El cuerpo del texto es lo que te hará inolvidable. Una buena ortografía, acentuación de las palabras y capacidad de síntesis, será valorada por los clientes. Si esto falla, no le inspirarás confianza ni seriedad como vendedor o empresario. Para conseguir los objetivos en un correo de seguimiento, no puedes tener un tono agresivo al redactar o ser demasiado seco.
Ejemplos de correo de seguimiento de clientes
Es importante que pienses en el propósito de tu e-mail. Lo que deseas conseguir con el. Si quieres, simplemente, agradecer o solicitarle a ese prospecto de cliente una nueva reunión o encuentro.
Luego de un encuentro personal
Asunto: Gracias por la conversación (escribe el nombre de la persona)
Estimado (a) (Nombre completo del contacto)
Fue un verdadero placer conocerlo (a) en el evento ________
Como ya le adelante, mi (producto/servicio) puede ser de gran ayuda para:
(Explicar los beneficios que puede conseguir como cliente).
Sin más que decir, por los momentos y esperando un próximo encuentro. Me despido de Ud.
Atentamente.- (tu nombre completo)
Luego de conversar vía telefónica
Trataste la información básica sobre tus servicios con ese potencial cliente, pero aún no te ha dado una respuesta concreta. Te aconsejamos que no esperes a que se ponga en contacto contigo y seas tú quien tome la iniciativa.
Asunto: Más detalles sobre lo que conversamos
Hola, (nombre de la persona)
Muchas gracias por la llamada. Me interesó mucho conocer los retos actuales a los que se enfrenta su empresa. Busqué información sobre el tema, que podrá consultar mejor en los archivos que aquí, debajo, le adjunto.
Me gustaría concretar con Ud. otra llamada, para ayudarlo a solucionar sus inquietudes.
Le deseo un buen día. (Tu nombre)
Para solicitar una reunión
Funciona si quieres hablar de un tema con mayor profundidad, pero tienes que ajustarte a la disponibilidad que tenga esa persona que vas a contactar.
Asunto: Hablemos de: _______ (tema)
Estimado (a)………. (Nombre)
Fue un placer conocerle en…. (Nombre del evento) Tuvimos una conversa muy agradable sobre (tema tratado). Le agradezco todos sus consejos dados y sus puntos de vista sobre (tu industria).
Como ya le comenté, estoy interesado en (tu objetivo), así que me gustaría reunirme con Ud. para conversar sobre (propósito claro). Normalmente cuento con tiempo libre los (días de la semana y horas). Podría ajustar mi horario al suyo, si así lo prefiere.
Espero su respuesta pronto. Atentamente,
(Nombre)
(Empresa)
(Números telefónicos)
Correo de agradecimiento
Aquí tendrás que explicarle en detalle los beneficios que te aportó el evento. Si el conferencista te ayudó a conocer posibles clientes o distribuidores.
Asunto: Fue un placer conocerlo (a) (nombre del evento)
Estimado: (Nombre)
Le envío este correo para agradecerle su buena disposición para organizar el evento (nombre del encuentro) Me resultó de gran ayuda aprender más (temas tratados).
Estoy totalmente a la orden para comenzar a implementar (beneficios obtenidos) en (tu empresa).
Espero que nos mantengamos siempre en contacto, de ahora en adelante
Un abrazo
(Nombre) (Empresa) (Números telefónicos)
Recomendaciones para en envío de correos
- Cuando envíes un correo de seguimiento de clientes, procura siempre presentarte brevemente y recordarle a esa persona que contactas en qué lugar se conocieron. No olvides escribir tu nombre y la fecha donde ocurrió, de manera que pueda acordarse.
- Señala en el cuerpo del texto, de forma clara y directa lo que necesitas. Agrega ese beneficio que tu cliente obtendrá de tu oferta o propuesta.
- Agradece, nunca lo olvides. Por el tiempo que te dedica en leer tu e-mail.
- Finalmente, tú como emprendedor o empresario, una vez que hayas redactado el correo pregúntate (en el caso de ser tú quien lo recibe) si lo abrirías y leerías. Más importante que eso, si lo responderías. Sólo así sabrás si realizaste un buen trabajo en el seguimiento al cliente.
AgendaPro te ayuda con el seguimiento de clientes
AgendaPro es una plataforma diseñada para gestionar y optimizar la relación con los clientes, especialmente en negocios que requieren la programación de citas, clases o sesiones. Ayuda en el seguimiento de clientes de varias maneras, tales como:
- Recordatorios automáticos: AgendaPro envía recordatorios automáticos de citas, lo que reduce las ausencias y mantiene a los clientes informados sobre sus próximos compromisos. Esto es clave para mantener una comunicación constante.
- Historial de interacciones: La plataforma guarda un historial detallado de las citas previas, lo que permite al negocio seguir la evolución del cliente, conocer sus preferencias y necesidades, y personalizar la atención.
- Encuestas y retroalimentación: Después de cada sesión o cita, se pueden enviar encuestas automáticas para obtener comentarios del cliente, lo que facilita la mejora continua del servicio.
- Mensajes de seguimiento: AgendaPro permite configurar correos electrónicos o mensajes de texto para hacer un seguimiento después de una cita, agradeciendo al cliente por su visita o recordándoles servicios adicionales.
- Gestión de lealtad: Con herramientas para gestionar promociones, descuentos o recompensas, AgendaPro ayuda a fomentar la fidelización de los clientes a través de un seguimiento constante de su actividad y preferencias.
- Análisis de datos: AgendaPro ofrece herramientas para analizar el comportamiento de los clientes, lo que ayuda a detectar patrones, programar citas de manera más eficiente y mejorar la atención personalizada.
En resumen, AgendaPro facilita un seguimiento organizado y eficiente de los clientes mediante recordatorios, comunicación constante y análisis de datos, lo que mejora la experiencia del cliente y optimiza la gestión del negocio.
