La seguridad de la información al interior de una empresa es un tema que no podemos tomar a la ligera. Considerando que la data es uno de los pilares de cualquier compañía, si ésta llega a manos equivocadas o se extravía, puede derivar en graves consecuencias. Esta es una máxima que aplica para todo tipo de negocio y quienes estamos a la cabeza de la administración de centros de estética, clínicas o peluquerías lo sabemos bastante bien. Por tanto, esto hace necesario resguardar la información confidencial, tomando medidas como la gestión y protección de datos a través de la adquisición de un software CRM (Customer Relationship Management), o un sistema de administración integral para las empresas.
Protección de información: confiando los datos a un CRM
Cuando se utilizan programas para gestionar grandes volúmenes de información, el riesgo de que ésta se pierda o se filtre es bastante grande, sobre todo si no se toman las medidas pertinentes.
- Si todos los colaboradores tienen acceso a ella, las posibilidades de que sea vista o utilizada por quien no debe, aumentan considerablemente.
- Sin embargo, al trabajar con un software CRM, una empresa no sólo contará con información mucho más detallada y ordenada, sino que además tendrá un nivel de seguridad óptimo para el manejo de esta data.
Pero, ¿cómo puede una herramienta como ésta ayudar a proteger la información? Toma nota:
Información jerarquizada
- Un CRM permite diferenciar niveles de acceso a la información que resguarda, a través del uso de perfiles y roles.
- Lo anterior quiere decir que solamente quien tenga determinados permisos, podrá acceder a ciertos datos. Segmentar los perfiles es una buena práctica para resguardar los datos de importancia.
Base de datos confidencial
Suele darse -sobre todo en centros de belleza- que los clientes son más fieles al peluquero que a la peluquería… ¿qué pasará cuando este ya no trabaje en tu salón? Quizás, parte de tu clientela se iría con él.
- Sin embargo, sistemas de gestión integral -como AgendaPro- generan una base de datos de propiedad de tu empresa (no del estilista) totalmente confidencial. Así, evitas la fuga de clientes y puedes realizar campañas de fidelización cuando estimes conveniente.
Actualización constante
Debido a que un CRM ofrece posibilidades de gestión y almacenamiento en la nube, las acciones y decisiones a tomar se fundamentan en datos fidedignos y actualizados. Optimizar la organización de los datos es uno de los grandes beneficios de un software de este tipo en lo que a recolección y manejo de información se refiere.
Uso seguro de servidores
El uso de servidores externos también es un beneficio para la empresa, sobre todo en términos de almacenamiento y respaldo de los datos de valor.
- Gracias al manejo de la información en la nube, se evitará la pérdida de archivos importantes y nos aseguramos el tener un respaldo permanente de ésta.
Asesoría y soporte
Al tomar la decisión de contratar un CRM o software de gestión para estéticas como AgendaPro, puedes descansar en el apoyo de especialistas que no sólo resguardarán la información de tu empresa, sino que además te brindarán soporte técnico y orientación las veces que sea necesario.
Para que la empresa pueda almacenar información importante -sin poner en riesgo su seguridad- un sistema de gestión integral será fundamental para entregar data perfilada, eficiente y con el nivel de seguridad necesario para realizar operaciones con la tranquilidad de que la información está totalmente segura.
¿Por qué es importante un CRM y cuáles son sus beneficios?
Un CRM (Customer Relationship Management) es fundamental porque ayuda a las empresas a gestionar y mejorar sus relaciones con los clientes, lo que es clave para el éxito y crecimiento a largo plazo. Aquí te dejo algunos de sus beneficios más importantes:
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Mejora la gestión de relaciones: Un CRM centraliza toda la información de tus clientes en un solo lugar, lo que permite tener una visión completa de cada cliente, sus interacciones pasadas, preferencias y necesidades. Esto facilita personalizar las interacciones y construir relaciones más sólidas y duraderas.
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Automatización de tareas: Ayuda a automatizar tareas repetitivas, como el seguimiento de ventas, la programación de citas y el envío de correos electrónicos, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores. Esto permite que el equipo se enfoque en actividades de mayor valor.
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Aumento de la productividad: Al tener toda la información organizada y accesible, los empleados pueden trabajar de manera más eficiente, mejorando la productividad general. Además, permite a los equipos de ventas y atención al cliente gestionar múltiples cuentas o interacciones de manera efectiva.
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Mejora de la experiencia del cliente: Con datos e información organizada, puedes ofrecer un servicio más rápido, personalizado y relevante, lo que mejora la satisfacción y fidelidad del cliente.
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Toma de decisiones informadas: Un CRM proporciona informes y análisis detallados que permiten tomar decisiones basadas en datos reales. Esto ayuda a identificar tendencias, medir el rendimiento de las campañas de marketing, y ajustar las estrategias según sea necesario.
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Mejor colaboración entre equipos: Con un CRM, todos los departamentos pueden acceder a la misma información en tiempo real, lo que fomenta la colaboración y asegura que los clientes reciban un servicio más coherente y fluido, sin importar con quién estén interactuando.
¿Cómo puede ayudarte el CRM de AgendaPro?
El CRM de AgendaPro puede ser muy útil para empresas que gestionan citas, reservas o servicios, como centros de salud, spas, gimnasios, academias, entre otros. Algunas formas en las que el CRM de AgendaPro puede ayudarte son:
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Gestión de clientes: Permite almacenar y organizar toda la información relevante de tus clientes, como datos de contacto, historial de citas, preferencias y seguimiento personalizado, lo que facilita ofrecer un servicio más eficiente y personalizado.
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Automatización de recordatorios: AgendaPro envía recordatorios automáticos a los clientes sobre sus citas, lo que reduce la cantidad de ausencias o cancelaciones y mejora la puntualidad, a la vez que ahorra tiempo al personal.
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Optimización de la agenda: El CRM te permite gestionar y optimizar la agenda de tus servicios, evitando solapamientos y mejorando la organización. Puedes asignar citas a diferentes profesionales y gestionar la disponibilidad de manera eficiente.
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Análisis y reportes: Te ofrece herramientas de análisis que permiten generar informes sobre el comportamiento de tus clientes, la ocupación de tus servicios, las tendencias de citas y más. Esto te ayuda a tomar decisiones informadas y mejorar la rentabilidad.
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Comunicación con clientes: A través del CRM, puedes mantener una comunicación constante con los clientes mediante correos electrónicos, mensajes de texto o notificaciones, facilitando la promoción de nuevos servicios o recordatorios importantes.
Preguntas frecuentes sobre la seguridad en CRM
¿Si finalizo la relación con el proveedor del CRM dónde quedan almacenados los datos?
Si finalizas la relación con el proveedor del CRM, la propiedad de los datos suele seguir siendo tuya, pero dependerá del contrato cómo podrás acceder y exportarlos. Muchos proveedores ofrecen herramientas para exportar los datos a formatos como CSV o Excel antes de la finalización, y algunos permiten acceso a los datos por un tiempo limitado después de terminar el contrato. Es fundamental revisar el acuerdo para entender cómo se gestionarán los datos y tomar medidas para almacenarlos en otro sistema si es necesario. Asegúrate también de conocer las políticas de seguridad del proveedor para proteger la información durante el proceso.
¿Cuáles son los 3 tipos de CRM?
Los tres tipos principales de CRM son:
- CRM Operacional: Este tipo se enfoca en la automatización de los procesos de negocio relacionados con las interacciones diarias con los clientes, como ventas, marketing y servicio al cliente. Ayuda a gestionar la relación con el cliente de manera eficiente, automatizando tareas como la gestión de contactos, el seguimiento de ventas y el soporte.
- CRM Analítico: Se centra en analizar los datos de los clientes para obtener información valiosa sobre sus comportamientos y preferencias. Este tipo de CRM ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en análisis de datos, como segmentar a los clientes o personalizar las ofertas para maximizar la satisfacción y las ventas.
- CRM Colaborativo: Su objetivo principal es mejorar la comunicación y colaboración entre diferentes departamentos de una empresa, como ventas, marketing y atención al cliente, para asegurar que todos estén alineados en el trato con los clientes. Facilita el intercambio de información y la coordinación de esfuerzos para brindar una experiencia más coherente y eficiente al cliente.
Cada tipo tiene un enfoque diferente, pero juntos pueden mejorar la gestión de relaciones con los clientes y el rendimiento de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP?
La principal diferencia entre un CRM y un ERP radica en su enfoque y propósito. El CRM está diseñado para gestionar las relaciones con los clientes, mejorando aspectos como ventas, marketing y servicio al cliente, mientras que el ERP se centra en optimizar los procesos internos de la empresa, como finanzas, inventarios, producción y recursos humanos. Mientras el CRM ayuda a mejorar la interacción con los clientes, el ERP optimiza la eficiencia operativa de la empresa. Ambos sistemas son complementarios y muchas veces se integran para ofrecer una gestión más completa.