Si eres dueño de una empresa operativa en Colombia, sabes que desde el 5 de mayo de 2020 se emitió una resolución que obliga a nuevos sujetos fiscales a facturar de esta manera.
A continuación te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, los requisitos en torno a ella y todos los detalles que debes saber sobre esta nueva medida:
¿Qué es la facturación electrónica?
Cada vez son más los procesos que pueden ser optimizados gracias a la tecnología. La facturación electrónica, por su parte, es una de estas alternativas que ofrece la tecnología para las empresas.
Tal como su nombre lo indica, la facturación electrónica refiere al proceso de emisión de facturas de forma electrónica, es decir, a través de plataformas o herramientas que expiden este documento fiscal de forma digital.
La factura electrónica es una alternativa igualmente válida y legal con respecto a la factura emitida en papel y pueden ser emitidas por cualquier tipo de empresa o sujeto jurídico sujeto a obligaciones fiscales y tributarias. En suma, es una forma de facilitar el manejo de facturas para empresas de cualquier tipo y una gran ayuda para la optimización de procesos de las mismas.
Facturación electrónica obligatoria en Colombia: Resolución 000042
A través de la Resolución 000042 emitida el 5 de mayo de 2020, el gobierno colombiano impone de manera obligatoria la facturación electrónica para otros sectores económicos. El documento sustituye a la Resolución 00020 del año 2019, en la cual se desglosaban los sujetos que debían cumplir este tipo de facturación.
En ese sentido, a partir de esta fecha nuevos sujetos económicos deberán aplicar la facturación a través de medios electrónicos para sus clientes y para cumplir sus debidas obligaciones fiscales y tributarias.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
El criterio para determinar quiénes son las empresas obligadas a facturar de forma electrónica es por actividad económica principal inscrita en el RUT. De igual manera, estos sujetos se encuentran clasificados en el artículo 2 de la Resolución 00020 del año 2019 y fueron modificados posteriormente por la Resolución 00042 en cuestión, siendo estos los sujetos definitivos:
- Sujetos responsables del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
- Sujetos responsables del Impuesto Nacional al Consumo
- Personas con calidad de comerciantes: aquellos que ejerzan profesiones liberales o presten servicios a estas
- Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o ventas a consumidores finales
- Tipógrafos y litógrafos no responsables del impuesto sobre las ventas
- Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen de tributación SIMPLE
- Entidades del Estado de orden nacional o territorial
- Distribuidores de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos (minoristas)
- Entidades prestadores de servicios públicos a domicilio
- Instituciones educativas
- Seguros y títulos de capitalización
- Notarías
Por otro lado, es importante señalar que la Resolución 000042 no refiere cambio alguno para la Resolución 000002 del 3 de enero de 2019, la cual excluye a los siguientes sujetos de dicha obligación
- persona naturales, jurídicas y otros sujetos que hasta enero 2019 y durante seis años anteriores hayan solicitado rangos de numeración para factura electrónica
- personas naturales, jurídicas y otros sujetos que, al 6 de febrero del 2019, ostentaban calidad de grandes contribuyentes debidamente seleccionados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
En suma, estos sujetos no están obligados a facturar electrónicamente.
¿Qué requisitos debo cumplir si estoy obligado a facturar electrónicamente?
Los requisitos para facturar electrónicamente deben realizarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de acuerdo a la Resolución 000030 del año 2019. Lo primero que debes hacer es habilitarte como facturador electrónico a través de la página web de la DIAN y completar el proceso. Seguidamente, debes empezar una fase de pruebas y verificar si el software que hayas escogido para la facturación se ajuste a las exigencias técnicas de la DIAN. AgendaPro, por ejemplo, se adapta a los requerimientos establecidos.
Luego, debes solicitar la resolución de facturación electrónica para obtener un número de autorización, el cual viene a ser el sistema de anotación consecutiva contenida en la factura. Esta solicitud la puedes realizar desde la página de la DIAN en la opción de “Portal Transaccional“.
¿Qué debe contener la factura electrónica?
Al igual que una factura emitida en papel, las facturas electrónicas deben tener estos tres factores: deben ser legibles, auténticas (es decir, deben garantizar la identidad del obligado a su expedición y emisión de la misma) y, además, deben ser íntegras: es decir, no son modificables en cuanto a su contenido. La autenticidad e integridad de las facturas electrónicas se realiza a través de firmas electrónicas en un certificado reconocido o mediante los otros medios descritos anteriormente establecidos por la DIAN.
Sin embargo, existen algunas partes o requisitos adicionales en el caso de las facturas electrónicas. De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para poder expedir facturas electrónicas debes contar con un software que te permita generar en la factura elementos como el código QR, el formato XML, CUFE y, por supuesto, tener una opción de validación previa a su emisión.
Ventajas de la facturación electrónica y otras consideraciones
Lejos de ser un obstáculo para tu operación, la facturación electrónica es una alternativa sustentable para tu empresa. Si bien es un requisito obligatorio de acuerdo a la ley, lo cierto es que emitir facturas electrónicas puede mejorar de manera potencial el desempeño de tu negocio, pues una de las principales ventajas de este tipo de facturación es que reduce costos dentro de tu empresa: evitas los gastos en impresiones, papel y material para su generación y/o archivo.
De igual manera, la facturación electrónica te permite tener un respaldo digital, evitando así las grandes acumulaciones de papeles y el riesgo de la pérdida de información. Asimismo, la facturación electrónica minimiza el tiempo de emisión de la misma, contribuye con el medio ambiente y, finalmente, fortalece tu propuesta de valor, pues los tiempos de respuesta para tus clientes son menores. En suma, la facturación electrónica es una alternativa de facturación muy beneficiosa para cualquier tipo de empresa por cuanto permite almacenar y respaldar información vital del negocio de forma centralizada y segura a través de un software de gestión empresarial. Asegúrate de contar con las herramientas necesarias que se adapten a la naturaleza de tu negocio y a los requisitos legales establecidos por el DIAN para ejecutar este tipo de facturación de manera eficiente y sin inconvenientes.
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