Todo negocio exitoso requiere de planificación y organización. Sin importar qué tan bueno sea nuestro producto o la calidad de nuestra atención, una mal control de inventario podría sentenciar a una pequeña empresa. Es por eso que, si bien el control de inventario puede ser una verdadera pesadilla para nosotros o nuestros empleados, el uso correcto de las herramientas para esto nos podría facilitar considerablemente esta tarea.
En este sentido, los dueños de negocios deberán realizar una inversión que, aunque muchos consideren evitable, no tardará en mostrar sus frutos: Un software para el manejo y registro de los inventarios.
Debido a su popularidad y familiarización, muchos propietarios se inclinan por confiar esta tarea a Microsoft Excel. Sin embargo, si bien esta herramienta ha brillado siempre por su versatilidad y pragmatismo, utilizarlo para este fin podría ser un craso error.
¿Por qué no deberíamos utilizar Microsoft Excel para llevar nuestro inventario? ¿Qué beneficios reales podré obtener utilizando un software pago, si puedo ahorrar con esta herramienta? En este artículo, responderemos esas y otras interrogantes.
Razones por las cuales no debes llevar tu inventario en Excel
Error humano
A pesar de que Microsoft Excel es una herramienta bastante útil para muchos aspectos del mundo organizativo, su principal debilidad radica en la potencialidad del error humano. Llevar registro de muchos datos aumenta la probabilidad de cometer algún error ingresando los mismos, especialmente si contamos con un inventario que suele moverse entre varios locales frecuentemente. Un punto, una coma, o un número mal colocado podría crear un efecto de bola de nieve casi desastroso para nuestro control.
Entendimiento de inventario
Microsoft Excel no te ofrece la posibilidad de analizar y entender los datos de inventario en tiempo real. Esto te traerá problemas a la hora de tomar previsiones de ventas o planificación de compras y reposición de inventarios. En pocas palabras, utilizar Microsoft Excel sería el primer paso, pero posteriormente tendrías que analizar la información mediante otro software o de forma manual, por lo cual no ahorrarías tiempo ni recursos.
Actualización en tiempo real
Como mencionamos previamente, las herramientas especializadas para el control de inventario cuentan con funciones que les permiten analizar y actualizar los datos en tiempo real. Actualizar nuestra hoja de cálculo manualmente cada día puede tomarnos horas, lo cual puede ser costoso o hasta insostenible para nuestro negocio. Los softwares agenda citas online, por otra parte, realizan este proceso de forma automática tras cada operación.
Sincronización en múltiples dispositivos
Si bien la solución de Google Sheets para Microsoft Excel o el uso de herramientas de almacenamiento en nube como Dropbox o Google Drive nos permiten compartir y respaldar las hojas de cálculo de Microsoft Excel con otras personas, los software de control de inventario se sincronizan automáticamente en todos los dispositivos en los que se haya registrado la cuenta.
Microsoft Excel es una excelente herramienta con una infinidad de usos prácticos, eso no se puede negar. Incluso, es probable que adoptar su uso sea beneficioso para tu negocio en muchas áreas organizativas.
Sin embargo, contar con un software de gestión empresarial con control de stock para la tarea que requieres te ayudará a contar con un manejo más eficiente de tu tiempo, tus recursos y tus empleados; lo cual se traducirá en un negocio con mayor probabilidad de éxito.
Decirle adiós a Microsoft Excel como herramienta de manejo de control de inventarios te servirá para eliminar casi con totalidad el error humano, entender con mayor facilidad la información registrada, y prever futuras compras y ventas.
Invertir en una solución paga podría parecer innecesario en un principio, pero asegurará la optimización de uno de los procesos fundamentales para la prosperidad de cualquier negocio, independientemente de su rubro de ventas, tamaño de nómina, o tiempo en el mercado.
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