Cuando una persona decide emprender como comerciante de un negocio, bien sea físico o vía online (lo que llaman E-Commerce) debe estar preparado para recibir elogios y al mismo tiempo críticas constructivas o, en el peor de los casos, también pueden ser destructivas por parte de sus clientes. Finalmente, ellos son los pagan por adquirir un producto, artículo, comida, servicio o experiencia y esperan que el proceso de compra sea grato. Por eso hoy hablaremos de Ejemplos de quejas y reclamos de los clientes y sus soluciones.
¿Por qué es importante saber gestionar las quejas?
Las quejas no son malas noticias. De hecho, cuando un cliente se toma el tiempo de expresar su molestia, te está dando una oportunidad de mejora. Un reclamo bien atendido puede convertir una experiencia negativa en una relación a largo plazo con el cliente.
Analiza los reclamos de los clientes
Analizar los reclamos de los clientes es una parte crucial para mejorar los productos, servicios y la experiencia general que ofreces. Los reclamos no solo reflejan puntos débiles en tu negocio, sino que también proporcionan valiosa retroalimentación sobre cómo mejorar y cómo evitar futuros inconvenientes. Aquí te doy una guía paso a paso para realizar un análisis efectivo de los reclamos de los clientes.
- Recolectar y organizar los datos de los reclamos.
- Identificar patrones comunes que señalen problemas recurrentes. ¿Hay un tipo de problema que se repite con frecuencia? Por ejemplo, si varios clientes se quejan de que el tiempo de espera para ser atendidos es demasiado largo, esto podría señalar un problema en la organización del servicio.
- Evaluar la gravedad de cada reclamo y su impacto en el negocio. Algunas quejas pueden no parecer graves en términos de operaciones, pero pueden tener un gran impacto en la percepción pública de tu marca. Reclamos en redes sociales, por ejemplo, pueden volverse virales y dañar la reputación de tu negocio si no se gestionan correctamente.
- Analizar la causa raíz utilizando herramientas como el método de los 5 porqués.
- Evaluar la eficacia de la resolución de los reclamos.
- Monitorear las tendencias de los reclamos a lo largo del tiempo.
- Implementar cambios y mejoras en los procesos para evitar que se repitan los mismos problemas.
Con un análisis adecuado, los reclamos de los clientes no solo se convierten en una forma de resolver problemas puntuales, sino en una herramienta valiosa para la mejora continua de tu negocio.
15 Ejemplos de quejas y reclamos de clientes y sus soluciones
Las quejas de los clientes a menudo giran en torno a la calidad del servicio, la puntualidad, la atención personalizada y la higiene. Para resolver estos problemas de manera efectiva, es fundamental escuchar al cliente con empatía, actuar rápidamente para ofrecer una solución, ser transparentes con las políticas y procesos, y mejorar continuamente los estándares de servicio para evitar futuros inconvenientes. Un manejo adecuado de los reclamos no solo soluciona el problema, sino que también puede fortalecer la relación con el cliente.
1. ¿Retrasos en las citas
Ejemplo:
«Mi cita estaba programada para las 10:00 a.m. y me hicieron esperar más de 30 minutos. Esto es inaceptable.»
Solución:
- Pedir disculpas y reconocer que la espera no es adecuada.
- Explicar si hubo un motivo legítimo para el retraso (por ejemplo, emergencias, retrasos en citas anteriores).
- Ofrecer una compensación o solución para el cliente afectado (descuento en el servicio, un pequeño tratamiento extra o preferencia en la próxima cita).
- Si es recurrente, tal vez necesites orden en tu agenda y sea momento de optar por soluciones modernas como una agenda online.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos mucho la demora en su cita. Sabemos que su tiempo es valioso, y nos disculpamos sinceramente por la espera. Si lo desea, podemos ofrecerle un descuento en su servicio o una atención prioritaria en su próxima visita. Nos aseguraremos de revisar nuestra agenda para evitar estos retrasos en el futuro.»
2. ¿ Error en la reserva de la cita
Ejemplo:
«Reservé una cita para un corte de cabello y al llegar me dijeron que no había ninguna cita a mi nombre.»
Solución:
- Asegurarse de que el sistema de reservas esté funcionando correctamente y verificar si hubo algún error en la confirmación.
- Ofrecer una solución inmediata, como reprogramar la cita para el mismo día o de ser posible, ofrecer el servicio en ese momento.
- Si el cliente no puede esperar, ofrecer un descuento o compensación por el malentendido.
- Reforzar la confirmación de citas con recordatorios por mensaje, correo electrónico o llamada telefónica.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos mucho el error en la reserva de su cita. Esto no debió haber ocurrido. Podemos ofrecerle un espacio inmediato para su corte de cabello o, si lo prefiere, reprogramar su cita en el horario que más le convenga. Como disculpa, le ofreceremos un descuento en su servicio de hoy. Gracias por su paciencia y comprensión.»
3. ¿No recibir el servicio completo que se solicitó
Ejemplo:
«Me hice una limpieza facial y no recibí el tratamiento completo que me prometieron en la consulta inicial. Me sentí estafada.»
Solución:
- Pedir disculpas y comprender la frustración del cliente, asegurando que el servicio no fue entregado según lo prometido.
- Revisar el historial de la cita para comprobar qué se prometió y ofrecer el tratamiento completo sin costo adicional o con un descuento.
- Si el error fue de parte del personal, realizar una capacitación adicional o reforzar los estándares del servicio.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos profundamente que no haya recibido el tratamiento completo que esperaba. Esto no refleja el nivel de servicio que nos esforzamos por ofrecer. Para compensarlo, podemos ofrecerle el tratamiento completo sin costo adicional o reprogramar la cita para el servicio faltante. Apreciamos mucho su feedback, y tomaremos medidas para mejorar.»
4. ¿Mal comportamiento o falta de profesionalismo del personal
Ejemplo:
«La esteticista que me atendió fue grosera, no me explicó nada del procedimiento y no se mostró interesada en mis necesidades.»
Solución:
- Pedir disculpas en nombre del personal y comprometerse a investigar el incidente.
- Asegurarse de que el cliente se sienta escuchado y valorado, y que se le ofrezca una solución rápida (reemplazar al profesional, una nueva cita con otro miembro del equipo, etc.).
- Realizar una revisión interna con el personal involucrado para evitar que situaciones similares ocurran en el futuro.
- Proponer una compensación como un descuento o un servicio adicional como muestra de buena voluntad.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos sinceramente que haya tenido una mala experiencia con nuestro personal. Esto no es el estándar de calidad y servicio que nos enorgullece ofrecer. Investigaremos el incidente y tomaremos las medidas necesarias. Mientras tanto, podemos ofrecerle una nueva cita con otro de nuestros profesionales o un descuento en su próximo servicio. Agradecemos mucho su paciencia y comprensión.»
5. Cancelación o reprogramación de citas sin aviso adecuado
Ejemplo:
«Me llamaron una hora antes de mi cita para decirme que estaba cancelada. Me molestó mucho, ya que había tomado tiempo libre del trabajo.»
Solución:
- Pedir disculpas y asumir la responsabilidad del error.
- Ofrecer una nueva cita en un horario conveniente para el cliente, y si es posible, un servicio adicional sin costo.
- Proponer una compensación como un descuento o un trato preferencial.
- Establecer o reforzar las políticas de cancelación con los clientes para evitar que se repita la situación.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos mucho que su cita haya sido cancelada tan tarde, entendemos lo frustrante que debe ser, especialmente cuando se ha organizado tiempo para ello. Para compensarlo, podemos ofrecerle una nueva cita en el horario que más le convenga y un descuento en su siguiente visita. Agradecemos mucho su comprensión y estamos tomando medidas para mejorar nuestro proceso de comunicación.»
6. No cumplimiento de las expectativas con el resultado del tratamiento
Ejemplo:
«Me hice un tratamiento de blanqueamiento dental, pero no vi los resultados prometidos. Me siento decepcionado.»
Solución:
- Escuchar la preocupación del cliente y ofrecer una revisión del tratamiento.
- Si es posible, ofrecer un seguimiento o retoque para asegurar que el cliente obtenga los resultados esperados.
- Si el tratamiento no dio los resultados esperados, ofrecer alternativas o reembolsos parciales según las políticas de la empresa.
- Asegurarse de que los clientes tengan expectativas claras sobre los resultados posibles de los tratamientos.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos que el tratamiento de blanqueamiento no haya dado los resultados que esperaba. Entendemos su frustración, y estamos dispuestos a ofrecerle un retoque o una revisión gratuita para asegurarnos de que quede completamente satisfecho. Además, le brindaremos una consulta detallada sobre qué esperar del tratamiento. Agradecemos mucho su paciencia.»
7. Problemas con la higiene y limpieza del establecimiento
Ejemplo:
«El lugar no estaba limpio, y vi que las herramientas no estaban desinfectadas. Me siento incómoda y preocupada por mi salud.»
Solución:
- Pedir disculpas inmediatamente y asegurar que la higiene y seguridad del cliente son la máxima prioridad.
- Investigar el incidente y revisar los protocolos de higiene para asegurarse de que todos los procedimientos se estén cumpliendo adecuadamente.
- Ofrecer un seguimiento o una visita gratuita para que el cliente pueda ver que los estándares de higiene han sido mejorados.
- Reforzar la capacitación del personal sobre las prácticas de higiene.
Respuesta sugerida:
«Lamentamos mucho escuchar que su experiencia no fue satisfactoria en cuanto a la limpieza y seguridad. Esto es algo que tomamos muy en serio, y ya estamos revisando nuestros protocolos de higiene y desinfección para asegurarnos de que no vuelva a ocurrir. Nos gustaría ofrecerle una revisión gratuita de cualquier servicio pendiente y un cupón de descuento para su próxima visita. Gracias por señalarnos esta situación.»
8. Producto defectuoso
Ejemplo: “El artículo llegó roto.”
Solución:
-
Pedir disculpas inmediatas.
-
Solicitar una foto como comprobante.
-
Ofrecer reemplazo gratuito o reembolso.
-
Agilizar el nuevo envío y hacer seguimiento.
Respuesta escrita:
«Hola [Nombre], Lamentamos profundamente que tu pedido haya llegado en mal estado. Ya estamos gestionando el reemplazo sin costo adicional. Agradecemos que nos hayas enviado la foto, nos ayuda a mejorar nuestro control de calidad.
En máximo 48 horas recibirás el nuevo artículo.
Gracias por tu paciencia y por permitirnos corregirlo.»
9. Demora en atención presencial
Queja: “Tuve que esperar más de 30 minutos para que me atendieran.”
Solución:
-
Agradecer el reclamo y reconocer el tiempo perdido.
-
Revisar el sistema de turnos o atención para identificar cuellos de botella.
-
Implementar citas previas u optimizar el flujo de clientes.
-
Ofrecer una compensación simbólica (descuento, producto adicional).
Respuesta escrita:
«Hola [Nombre], Lamentamos sinceramente el tiempo de espera que experimentaste en tu última visita. Sabemos que tu tiempo es valioso y estamos trabajando para reducir los tiempos de atención.
Como muestra de nuestras disculpas, queremos ofrecerte un 10% de descuento en tu próxima visita.
Gracias por tu paciencia y por ayudarnos a mejorar.»
10. Promociones poco claras
Queja: “No entendí cómo funcionaba el descuento.”
Solución:
-
Agradecer el feedback sobre la falta de claridad.
-
Explicar la promoción con ejemplos concretos.
-
Aplicar manualmente el beneficio si es posible.
-
Ajustar la comunicación de promociones (textos, imágenes, instrucciones claras).
Respuesta:
«Hola [Nombre], Gracias por escribirnos. Entendemos que la promoción pudo haber resultado confusa y lamentamos el malentendido.
La promoción funcionaba de la siguiente manera: [explicación breve].
Ya aplicamos el descuento manualmente en tu pedido, y revisaremos la presentación de nuestras ofertas para que sean mucho más claras en el futuro.»
12. Exceso de correos o llamadas
Queja: “Recibo demasiados mensajes de su parte.”
Solución:
-
Pedir disculpas por la molestia causada.
-
Verificar las preferencias de comunicación del cliente.
-
Reducir o eliminar la frecuencia de envíos según el caso.
-
Ofrecer control total al cliente sobre qué desea recibir y por qué canal.
Respuesta :
«Hola [Nombre], Lamentamos haberte incomodado con la frecuencia de nuestros mensajes. Ya actualizamos tus preferencias de comunicación para respetar tus tiempos y necesidades.
Si deseas hacer más ajustes, puedes acceder a este enlace: [enlace de preferencias].
Gracias por hacérnoslo saber.»
13. Promesas incumplidas
Queja: “Me prometieron que me llamarían y nunca lo hicieron.”
Pasos para solucionar:
-
Pedir disculpas sin justificar el olvido.
-
Retomar la promesa incumplida con prioridad.
-
Implementar herramientas de seguimiento interno.
-
Confirmar la acción cumplida con el cliente.
Respuesta:
Hola [Nombre],
Te pedimos disculpas por no haberte contactado como prometimos. Sabemos que cumplir con nuestra palabra es fundamental.
Ya hemos retomado tu caso con prioridad y uno de nuestros asesores se comunicará contigo en las próximas horas.
Gracias por tu paciencia y por darnos la oportunidad de corregir este error.
14. Promesas incumplidas
Queja: “Me prometieron que me llamarían y nunca lo hicieron.”
Solución:
-
Pedir disculpas sin justificar el olvido.
-
Retomar la promesa incumplida con prioridad.
-
Implementar herramientas de seguimiento interno.
-
Confirmar la acción cumplida con el cliente.
Respuesta escrita:
«Hola [Nombre]. Te pedimos disculpas por no haberte contactado como prometimos. Sabemos que cumplir con nuestra palabra es fundamental.
Ya hemos retomado tu caso con prioridad y uno de nuestros asesores se comunicará contigo en las próximas horas.
Gracias por tu paciencia y por darnos la oportunidad de corregir este error.»
15. Problemas técnicos online
Queja del cliente: “No pude completar mi compra/reserva, el sitio fallaba.”
Solución:
-
Pedir detalles del error (pantallazo, navegador, etc.).
-
Derivar al equipo técnico para resolverlo.
-
Ofrecer una alternativa de compra directa (por WhatsApp, teléfono).
-
Confirmar al cliente cuando el problema esté resuelto.
Respuesta :
«Hola [Nombre]. Lamentamos los inconvenientes con nuestra web. Ya derivamos tu caso a nuestro equipo técnico y estamos trabajando para solucionarlo.
Mientras tanto, podemos ayudarte a finalizar tu compra/ reseva directamente por este canal. Gracias por avisarnos y por tu paciencia.»
¿Cómo atender quejas y reclamos de los clientes?
Atender quejas y reclamos de los clientes no solo implica resolver un problema inmediato, sino también mantener una actitud empática, proactiva y comprometida. Los pasos clave incluyen:
- Escuchar al cliente sin interrupciones.
- Aceptar responsabilidad cuando sea apropiado.
- Ofrecer soluciones claras y realistas.
- Asegurarse de que el cliente se sienta valorado.
- Comunicar tiempos y pasos a seguir.
- Tomar acciones para mejorar la calidad del servicio.
- Realizar un seguimiento después de resolver el problema.
- Mantener la calma en situaciones difíciles.
- Establecer políticas claras de atención al cliente.
- Aprender de las experiencias para mejorar continuamente.
¿Cómo evitar quejas y reclamos de los clientes?
Con una correcta gestión de las quejas, no solo resuelves el inconveniente, sino que también transformas una situación negativa en una oportunidad para generar un cliente leal y satisfecho.
- La mayoría de tiendas ONLINE cuentan con una sección llamada “Preguntas Frecuentes”, ya que sin hablar con nadie directamente pueden conseguir la respuesta a sus dudas. Las mismas se pueden ir actualizando con cada ejemplo de queja y reclamo que vaya llegando al negocio.
Pero, si has recibido una queja directa, debes responder y tratar de resolverla directamente y lo antes posible. Aquí te compartinmos unas sugerencias para evitar quejas y reclamos.
- Calidad constante: Mantén altos estándares en productos y servicios.
- Comunicación clara y transparente: Informa a los clientes de manera precisa y efectiva.
- Capacitación continua del personal: Asegúrate de que tu equipo esté bien entrenado.
- Procesos eficientes: Optimiza tiempos y sistemas para ofrecer un servicio rápido y sin errores.
- Escuchar al cliente: Solicita retroalimentación y actúa rápidamente ante problemas.
- Gestión adecuada de citas: Confirma citas, organiza agendas y evita retrasos.
- Proactividad: Anticipa problemas y ofréceles soluciones antes de que surjan quejas.
- Control de expectativas: Sé realista con lo que puedes ofrecer y maneja las expectativas.
- Atención personalizada: Conoce a tus clientes y ofrece un trato único.
- Limpieza y higiene: Mantén un ambiente limpio y seguro.
- Seguimiento post-servicio: Asegúrate de que los clientes estén satisfechos después de la experiencia.
- No ignorar el feedback a través de las redes sociales. Ahora es muy difícil escaparse de las buenas o malas opiniones. Las personas están conectadas 24 horas al día desde su móvil visitando cada una: Instagram, Twitter, Facebook. Por lo tanto, para un cliente molesto puede arruinar un negocio, ¡dale la importancia que se merece!
- Agradecer al cliente que nos manifieste su queja. Hacerle saber que lo entiendes, que lo vas a valorar, y que se le va a solucionar. Lo más importante, que no se repetirá. Que se comprende cómo se siente y del estado de ánimo que está experimentando.
Aplicando estas estrategias, podrás reducir significativamente la cantidad de quejas y reclamos, y en caso de que lleguen a ocurrir, manejarlas de forma eficiente y profesional.
AgendaPro te ayuda con la gestión de los clientes
AgendaPro es una herramienta diseñada para facilitar la gestión de clientes, especialmente en negocios que dependen de citas y programación. Aquí hay algunas formas en que ayuda:
- Reservas en Línea: Permite a los clientes reservar citas fácilmente a través de un sistema en línea, lo que reduce el tiempo de gestión manual.
- Recordatorios Automáticos: Envía recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS a los clientes, disminuyendo la tasa de no presentación.
- Gestión de Datos: Centraliza la información de los clientes, lo que facilita el acceso a historiales de citas y preferencias.
- Informes y Análisis: Genera informes sobre el comportamiento de los clientes, lo que ayuda a tomar decisiones informadas sobre marketing y mejoras en el servicio.
- Integraciones: Se puede integrar con otras herramientas de gestión empresarial, como CRM y sistemas de facturación, optimizando así los procesos administrativos.
- Personalización: Permite adaptar la experiencia del cliente según sus necesidades y preferencias, mejorando la satisfacción y fidelización.
