Para mejorar la migración de las boletas en papel a las electrónicas, diferentes desarrolladores han creado sus propios sistemas de facturación. La finalidad es garantizar el proceso de la emisión de estos comprobantes. Chile, en su camino hacia la digitalización de los procesos tributarios, apuesta por la implementación de Software que emite boletas electrónicas que respalden legalmente las operaciones comerciales entre contribuyentes.
A continuación, te contamos más al respecto:
¿Qué son las boletas electrónicas y cómo se emiten?
Las boletas electrónicas tienen idéntico valor legal que las físicas y su emisión debe estar autorizada previamente por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Esta modalidad es más sencilla que la anterior (donde se requería una impresora, una hoja con membrete y timbrado fiscal) porque simplifica y agiliza los procesos.
Es necesario tener en cuenta las necesidades físicas de tu negocio:
- Contar con internet en las instalaciones (si no es tu caso, es recomendable escoger un sistema con opción offline) y organizar jornadas de capacitación del personal para que puedan manejar el nuevo software.
- Es imprescindible, por supuesto, tener una computadora que cumpla con los requerimientos técnicos del programa.
¿Cómo implementar un software de boletas electrónicas?
Los pasos para implementar los softwares con emisión de boletas electrónicas en Chile varían de acuerdo con la empresa que ofrece el servicio.
Sin embargo, hay requisitos imprescindibles:
- Contar con el número de RUT de personas naturales y jurídicas (en este último caso sería el RUT del representante legal o el usuario autorizado) y la clave tributaria.
- Con estos datos ingresarás al sistema del SII y podrás procesar tú mismo las facturas o verificar que se haya enviado la información correctamente desde tu software de facturación.
Los softwares calculan automáticamente el IVA sobre el importe total de la venta, identifican la dirección o sucursal donde se está emitiendo el documento, permiten escoger entre boleta afecta o exenta (siendo afecta la más común porque ya tiene aplicado el IVA), agregan información del cliente (con el fin de hacerle llegar una copia de la boleta a su correo electrónico para su control) y alguna otra nota que requiera la compañía antes de emitir la boleta.
Otras de las grandes ventajas de estos softwares es que puedes corregir sobre la marcha y verificar antes de cerrar la transacción, así la brecha de error se contrae significativamente.
- Siempre está la opción de ir hacia la ventana anterior para enmendar alguna equivocación y evitar la creación innecesaria de notas de créditos.
- El resultado final de la boleta se verá en pantalla, bien sea en los dispositivos móviles o en la computadora del negocio.
- Allí se desglosa el monto total de la compra y el aporte del IVA.
- Ese documento queda registrado en el sistema y lo podrás consultar cuando lo necesites.
- En caso de que aún requieras la impresión en físico, la opción está habilitada.
- Ahora bien, el cambio hacia lo digital es una iniciativa para mejorar el medioambiente reduciendo la emisión de boletas y el consumo de papel y tintas.
Beneficios del software de boletas electrónicas
Implementar un sistema de boletas electrónicas en tu negocio puede traer consigo una serie de beneficios que van más allá de la simple digitalización de documentos.
- Por ejemplo, la emisión de boletas electrónicas puede ahorrar hasta un 67% en costos de administración comparado con las boletas tradicionales.
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Además de los beneficios económicos, la adopción de boletas electrónicas simplifica la gestión contable al permitir la carga automática de datos en los registros de compras y ventas.
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Las empresas que han implementado este sistema han reportado una disminución significativa en el tiempo de emisión de boletas, lo que a su vez aumenta la satisfacción del cliente.
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No podemos olvidar el impacto ambiental positivo de esta tecnología. Cada millón de boletas en papel requiere 10,000 kg de madera, mientras que su digitalización ayuda a prevenir la tala de árboles y reduce las emisiones de CO2.
¿Cómo elegir el mejor software para emitir boletas electrónicas?
Al final, la compañía que escojas para instalar el software de emisión de boletas electrónicas se convertirá en uno de tus proveedores de servicios.
Es esencial considerar varios factores, tales como:
- La compatibilidad con dispositivos
- Funcionalidades clave
- Soporte que ofrece el proveedor
- Actualizaciones disponibles
Tomar en cuenta estos aspectos te ayudará a seleccionar la mejor opción para tus necesidades.
- Evalúa las opciones que más se adapten a tu modelo de negocios y pide una demostración gratuita antes de cerrar el trato, así te familiarizas la interfaz del programa y si cumple con todas las bondades que te ofrecieron.
- A pesar de lo amigable y sencillo que pueda ser el software, siempre es necesario un buen equipo de soporte técnico que esté disponible al momento de que surja algún error o una duda entre los empleados.
- Es importante que el software que escojas para implementar en tu negocio cumpla con las nuevas normativas del SII, especialmente si te dedicas a sectores de negocio como de belleza, estética, salud o bienestar.
- Por otro lado, es importante que el software garantice la gestión fiscal , es decir, que cuente con un sistema que calcule y retenga los impuestos, que además emita la factura y migre esa información a los portales correspondientes: SII, SAT (Servicio de Administración Tributaria) y DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
- Por último y no menos importante, es importante que el software que escojas te permita emitir notas de crédito en caso de que se anule alguna factura.
Para tu mayor comodidad también puedes consultar la facturación en un periodo determinado, estudiar mejor el desempeño de la empresa y tomar decisiones acertadas con el fin de potenciar tu negocio. Recuerda que el cumplimiento tributario es indispensable para el desarrollo del país.
Casos de éxito: Empresas que han mejorado con software de boletas electrónicas
Varios negocios han experimentado mejoras significativas tras implementar software de boletas electrónicas.
- Por ejemplo, Automotriz Angola fue pionera en su ciudad al emitir documentos tributarios de forma electrónica antes de que la ley lo exigiera. Esta implementación temprana les permitió optimizar sus procesos y mantenerse a la vanguardia en su industria.
- Otro caso es el de Grupo Ruiz, especializado en transporte y logística, que integró su sistema de facturación electrónica en formato SAP Business One para generar documentos tributarios electrónicos de iva.
- Grupo La Olleta, dedicado al sector ferretero, también integró su plataforma de ventas con software de boletas electrónicas, eliminando la necesidad de redigitación de documentos. Estos casos demuestran cómo diferentes empresas han logrado mejoras operativas y administrativas al adoptar esta tecnología.
La implementación de software para emitir boletas electrónicas ofrece numerosos beneficios, desde la reducción de costos y mejora en la eficiencia operativa hasta la simplificación de la gestión contable y el cumplimiento normativo. La selección del software adecuado, considerando la compatibilidad con dispositivos, funcionalidades clave y soporte técnico, es crucial para maximizar estos beneficios.
Cómo puede ayudarte AgendaPro con tus boletas electrónicas
Un software para gestión de negocios como AgendaPro, que también emite boletas electrónicas, puede beneficiar tu trabajo de varias maneras significativas. Aquí te menciono algunos beneficios clave:
1. Optimización de la gestión administrativa
- Centralización de tareas: Puedes gestionar tanto la agenda de tus clientes como emitir boletas electrónicas en un solo lugar, lo que ahorra tiempo y evita la duplicación de esfuerzos.
- Automatización: La generación automática de boletas electrónicas reduce la carga administrativa, minimizando los errores humanos y asegurando que todas las transacciones se registren correctamente.
2. Mejora en la experiencia del cliente
- Facilidad para el cliente: Los clientes pueden recibir sus boletas electrónicas de manera rápida y cómoda, lo que mejora la experiencia del cliente, sobre todo en términos de transparencia y rapidez.
- Historial de transacciones: Los clientes pueden acceder a un historial detallado de las boletas emitidas, lo que genera mayor confianza en el proceso.
3. Mejor control financiero
- Monitoreo en tiempo real: Puedes ver las transacciones realizadas de manera instantánea, lo que te permite tener un control más preciso de las finanzas de tu negocio.
- Integración con contabilidad: Muchas veces, estos softwares pueden integrarse con sistemas contables, lo que facilita la conciliación de ingresos y egresos, simplificando la gestión financiera.
4. Accesibilidad y flexibilidad
- Acceso remoto: Al ser un software en línea (en muchos casos), puedes gestionar tu negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que es especialmente útil si trabajas desde múltiples ubicaciones o de manera remota.
- Acceso desde dispositivos móviles: En muchos casos, estos sistemas también ofrecen aplicaciones móviles, lo que te permite gestionar tu negocio incluso cuando estás fuera de la oficina.
En resumen, un software como AgendaPro no solo facilita la gestión de tu agenda y la emisión de boletas electrónicas, sino que también mejora la eficiencia operativa, reduce errores, asegura el cumplimiento normativo y mejora la experiencia tanto para ti como para tus clientes. Esto, a largo plazo, contribuye a una mayor productividad y rentabilidad.