Administrar un consultorio médico requiere un enfoque multifacético, ya que no solo se trata de brindar atención médica de calidad, sino también de gestionar el negocio de manera efectiva. La clave para una administración exitosa radica en equilibrar la atención a los pacientes con el manejo eficiente de las operaciones diarias. A continuación, te decimos todo lo que necesitas para administrar un consultorio médico.
¿Cómo administrar un consultorio médico?
Si estás gestionando un negocio ya establecido, es recomendable revisar su planificación, analizar el flujo de caja y evaluar su operatividad. Esto garantiza que el negocio funcione de manera eficiente y esté preparado para afrontar cualquier desafío.
Administrar un negocio, especialmente en el sector de la salud, presenta tanto retos como oportunidades. Este sector es altamente rentable y ofrece diversas posibilidades de inversión, desde pequeños consultorios hasta clínicas privadas. A pesar de las oportunidades, es importante recordar que los centros de salud privados buscan complementar las deficiencias de la salud pública, como la falta de infraestructura y tecnología.
1. Define tu modelo de negocio: diferencias entre consultorio y clínica
En primer lugar, un consultorio médico refiere a aquel modelo de negocio en el que un médico o un grupo pequeño de ellos (generalmente de la misma especialidad) trabajan de forma independiente de una clínica o un hospital y ofrecen sus servicios en un espacio delimitado.
- En ese sentido, todo consultorio médico debe contar con un espacio físico destinado para tal fin, definir la unidad de mando (es decir, los grados de responsabilidad y de toma de decisiones de los médicos participantes).
- Fijar costos en cuanto a alquiler, precios de consulta y otros.
- De igual manera, un consultorio privado puede comprender la contratación de personal como secretarias y personal de limpieza.
Una clínica privada, por su parte, es un modelo de negocio que sigue la misma estructura de servicios médicos que un consultorio pero a nivel macro.
- En ese sentido, si bien el modelo de negocio de una clínica incluye de igual manera ciertos costos de infraestructura y de operación como un consultorio, estos son en un mayor nivel.
- Una clínica suele ofrecer más especialidades e incluir servicios de cirugía, servicio de emergencia, unidad de cuidados intensivos, entre otros.
- Una clínica es un establecimiento sanitario donde se diagnostica y trata la enfermedad de un paciente.
Una vez definido tu modelo de negocio, existen ciertas estrategias que debes seguir y debes tener en cuenta para administrarlo y gerenciarlo correctamente.
El primer paso que debes realizar para poder administrar tu consultorio médico o clínica es fijar las prioridades de acuerdo a tu modelo de negocio, cadena de valor y naturaleza de las operaciones. A continuación, te explicamos en qué consisten:
2. Conoce y fija las prioridades de tu modelo de centro médico
Las prioridades que deben seguir tanto clínicas como consultorios privados se asemejan por ser modelo de negocios similares. Sin embargo, lo que varía es la magnitud de dicha prioridad o la capacidad de inversión que deben realizar para atenderla.
A continuación, te explicamos un poco sobre estas prioridades:
Capital y financiamiento
Por supuesto que la principal prioridad tanto para clínicas como para consultorios privados es el análisis y determinación del capital disponible: bien sea para empezar el negocio o para administrarlo y gerenciarlo, es fundamental determinar con cuánto capital se cuenta y, en ese sentido, definir la cantidad del capital que se necesita para cubrir costos fijos y otras tareas imprescindibles.
Una herramienta que puede ayudar en este sentido es un software médico personalizado, el cual permita visualizar tanto los ingresos como los egresos del negocio (sin importar si este es un consultorio o una clínica) y, así, elaborar la planificación pertinente.
Capital humano
Definir el capital humano necesario es un aspecto muy importante y prioritario tanto para clínicas como para consultorio privado. Para ambos casos, la determinación del mismo permitirá descifrar el costo que este requerirá y los retos operativos que deben enfrentarse. De igual manera, recordemos que el capital humano es fundamental para llevar que la cadena de valor funcione sin problemas.
Debes tener en cuenta todos los profesionales que necesitas para eficientar el funcionamiento de tu negocio, estos son algunos de los profesionales necesarios:
- Personal médico
- Auxiliares o asistentes
- Secretaría o personal de administración
- Eventualmente personal de limpieza
- Terapeutas
- Otras labores operativas, como por ejemplo vigilancia y seguridad, comedor, cafetín, entre otros importantes.
Infraestructura
Otra prioridad a tener en cuenta tanto para clínicas como para consultorios es la infraestructura. En ese sentido, debe definirse la magnitud del modelo de negocio y, por ende, definir los servicios y el alcance esperado de cada uno para determinar la infraestructura necesaria. Recordemos que la infraestructura engloba las instalaciones, estructuras y servicios básicos del negocio, inclusive software a utilizar y los servicios básicos.
Documentación, regulación y obligaciones
Una prioridad clave para administrar tanto un consultorio como una clínica privada es tener conocimiento sobre todos los permisos y documentación necesaria para poner en marcha la operatividad. De igual manera, las obligaciones tributarias y fiscales son fundamentales y deben estar contempladas dentro de la estructura de costos del negocio.
Por otro lado, es fundamental que toda clínica o consultorio privado se atienda a los estándares internacionales y locales de su área de operación además de cumplir con las obligaciones.
3. Claves, estrategias y otras recomendaciones
Una vez fijadas las prioridades que debes tener en cuenta para gerenciar tu consultorio o clínica privada, es importante que apliques ciertas estrategias que te ayuden a realizar esta labor de la forma más eficiente posible. A continuación, te explicamos las más importantes:
Elabora y sigue un plan estratégico
Como te comentamos al inicio del artículo, antes de emprender la gerencia de un negocio de este tipo debes elaborar un plan estratégico previo en el que fijes la misión y la visión de la empresa, así como fijar los objetivos en el corto, mediano y en el largo plazo. De igual manera, debes fijar los valores, pues estos determinarán tu esencia como empresa.
En el mismo sentido, el plan estratégico debe contemplar las prioridades que te comentamos en el punto anterior, así como determinar un plan financiero, el capital disponible y los costos operativos. El marketing, por otro lado, es otro aspecto que debes contemplar en este plan, donde se fijen los objetivos deseados a alcanzar y las estrategias para ello
Cuida tu capital humano
Otra de las claves para el éxito de tu operación es tener el personal mejor capacitado y en perfecta sinergia con tu cadena de valor. En ese sentido, debes invertir recursos suficientes para encontrar no solo el mejor personal sino también para mantenerlo: asegúrate de brindar oportunidades donde se sientan incluidos dentro del negocio, mantente atento cómo pueden mejorar sus habilidades (bien sea por capacitaciones o similares), entre otros puntos importantes.
Sé innovador
Otro punto muy importante es que debes ser innovador y creativo. Dado que el sector de la salud tiene muchos competidores, es un reto diferenciarse de la competencia. En ese sentido, tanto si gerencias un consultorio o una clínica, asegúrate de incorporar tendencias a tu propuesta de valor y, sobre todo, ofrecer alternativas que te diferencien de los demás.
- Por ejemplo, la aplicación de un software personalizado para tu modelo de negocio es una manera de innovar en tus operaciones y hacerte más atractivo para tu público objetivo, pues les estás facilitando la forma en la que pueden agendar o cancelar citas, por ejemplo.
Realiza seguimiento: apóyate en herramientas digitales
En el caso de los consultorios o clínicas, un software personalizado es todo lo que necesitas para administrar tu consultorio médico, ya que se adapta perfectamente a los requerimientos. Esta herramienta te permite:
- Llevar un control de tus ingresos y de tus egresos, sino también de tu inventario.
- Puedes almacenar los datos de tus pacientes e información de su historia clínica. D
- Esta herramienta permite que tu personal administrativo pueda gestionar las citas de forma más eficiente, pues posee la función para agendarlas y cancelarlas.
- Gracias al almacenamiento y centralización de los datos, con un CRM en medicina puedes planificar y enviar campañas de marketing de forma masiva y, así, ayudarte en tus objetivos.
En suma, son tres las claves que debes tener en cuenta para administrar exitosamente este tipo de negocios: busca eficiencia en tus costos, pon en marcha prácticas innovadoras en tu cadena de valor y, en suma, cuenta con el personal mayor capacitado para tal fin.
Beneficios de un software de gestión médica
- Facilita la programación de citas y reduce las ausencias mediante recordatorios automáticos.
- Centraliza la información del paciente, permitiendo un acceso rápido y seguro a los historiales médicos.
- Permite una facturación más precisa y rápida, reduciendo retrasos en los pagos.
En todo caso, gerenciar o administrar un negocio no es cualquier cosa. Ten en cuenta las prioridades dependiendo de la naturaleza de tu empresa y, a partir de allí, aplica las estrategias necesarias. Apóyate en las herramientas tecnológicas y asesórate adecuadamente para escoger las adecuadas.
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