Conocer el estado financiero de tu negocio es esencial para rastrear el avance y la evolución de tu empresa. Un balance general es básicamente un informe detallado del estado financiero de tu negocio durante un periodo de tiempo específico.
Allí se describe resumidamente todo lo que posee la empresa, además de lo que adeudan y el total de su patrimonio. En este artículo te mostraremos como realizar efectivamente un balance general en forma de cuenta y reporte.
¿Qué se presenta en un balance general?
Un balance general se presenta en forma de documento contable. En él se reflejan los activos y pasivos sobre los que se realizará el análisis específico. El balance general es realizado por un profesional contable y su propósito es realizar la contabilidad financiera específica que genere información útil, que sirva como guía de ruta al momento de tomar decisiones importantes para tu empresa.
Como sabemos, la situación financiera de un negocio se conoce por medio de la relación que hay entre los bienes y derechos que forman su activo y las obligaciones o deudas que forman su pasivo. Así, una situación financiera saludable sucede cuando el activo garantiza ampliamente el valor del pasivo, es decir, cuando puede liquidarlo en su totalidad, o en gran parte.
Es importante reiterar que el balance general refiere la situación financiera de un negocio en una fecha específica, la del día en que se practica. Pues, de hacerse posteriormente, este no reflejaría la situación anteriormente representada, debido a que las cifras de las cuentas serían distintas. Es de suma importancia tener esto en cuenta, pues incluso si no se practica ningún movimiento, el balance sufre cambios a través de operaciones que oscilan dependiendo del mercado; como la baja de valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo, la amortización que sufren los gastos de instalación; o la pérdida de valor que provoca la volatilización de líquidos almacenados, etcétera.
¿A quién se dirige un balance general?
La situación financiera de tu empresa y la información que genera no es únicamente útil para ti como propietario, o para tu círculo inmediato de socios o accionistas. Existen muchas otras personalidades, entre ellas el Estado, para las que la información de tu balance resulta importante. Saber si los recursos invertidos en ella han sido adecuadamente administrados te libera de posibles problemas legales y, en el caso de los socios y accionistas, evidencian si han producido resultados satisfactorios resulta siempre conveniente. En materia de legalidad, la presentación de la situación financiera de tu negocio reporta ante el Estado el pago respectivo, y a tiempo, de tus impuestos respectivos.
En cuanto a tus acreedores, su interés en la información generada por tu balance les permitirá, de ser necesario, conceder nuevos créditos para garantizar los recursos futuros de tu empresa. Por estas razones, es importante que la situación financiera en tu balance sea lo más exacta posible. No puedes, ni debes, obviar, ninguno de los Activos o Pasivos: todos deberán ser reflejados y correctamente valorizados; es decir, deberás reflejarlos con su verdadero valor, porque cualquier alteración, sea de más o de menos, se reflejará directamente en tu capital.
¿Qué datos debe contener un buen balance general?
Para que un balance pueda ser leído e interpretado correctamente debe tener los siguientes elementos:
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Un encabezado con el nombre de la empresa y la fecha de formulación, además de la especificación de que se trata de un balance general
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Un cuerpo que contenga información detallada, nombre y valor de cada una de las cuentas que conformen el Activo y el Pasivo. También la información completa, nombre y valor, del capital contable.
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La debida identificación o firmas del contador que realice el balance y el contratante o propietario del negocio, en este caso, tú.
¿Cómo presentar un balance general?
Existen dos formas de presentar un buen balance general: en forma de reporte o en forma de cuenta.
Balance en forma de reporte
Este tipo de balance se basa en la fórmula del capital, que no es nada más que la diferencia entre el activo y el pasivo:
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL
Debes tener en cuenta los siguientes consejos a la hora de hacer tu balance para que tenga la mejor presentación posible:
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Anota el nombre de tu empresa o negocio en el centro de la hoja.
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En la segunda línea y debajo del nombre de tu empresa coloca la fecha en la que se realiza el balance, con una sangría de tres centímetros aproximadamente.
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Separa con doble línea el encabezado del contenido de tu balance.
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Coloca en el centro del espacio para anotar el nombre de las cuentas las categorías Activo, Pasivo y Capital contable.
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El nombre de cada grupo de Pasivos y Activos (circulante, fijo, flotante) se deben colocar partiendo del margen de la hoja.
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El nombre de cada cuenta se colocará debajo del nombre de grupo de Pasivos/Activos dejando una sangría para no confundir términos.
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Los cortes deben abarcar toda la columna.
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Únicamente el resultado final se corta con dos líneas horizontales.
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No dejes renglones en blanco, pues está prohibido por la ley.
Por último, al momento de anotar la cifras o cantidades deberás hacerlo de tal manera que al calcular el capital total del Activo le puedas restar verticalmente el Pasivo. La forma más tradicional de hacerlo es la siguiente:
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La primera columna. No se utiliza en este caso.
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Segunda columna. Se usa para anotar la cifra de cada uno de los cortes y la línea horizontal se traza al sumar o restar cantidades. Las suman siempre pasan a la tercera columna a la altura del último sumando.
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Tercera columna. En esta columna se anota el total de cada grupo.
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Cuarta columna. Sirve para anotar los totales del Activo, del Pasivo y del Capital.
Balance general en forma de cuenta
Este tipo de balance emplea dos páginas: una izquierda, donde se anota el Activo; y otra derecha, que sirve para anotar El Pasivo y Capital contable. En este tipo de balance el total de los Activos es igual al total de los Pasivos más el Capital contable, y se define por la fórmula:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Esta fórmula se conoce como el nombre de fórmula del balance general. Y en este tipo de balance solo se utilizan la tercera y cuarta columna de cada hoja para las anotaciones de las cantidades. Mientras, la tercera columna se usa para anotar las cantidades de cada cuenta, y la cuarta para anotar el total de cada grupo, también el total del Activo, el Pasivo y el Capital. Ten en cuenta que en este tipo de balance:
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El total del Pasivo más el Capital se anota a la altura del total Activo.
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Los renglones que queden en blanco del Capital contable al total del pasivo más el Capital, se deben inutilizar por medio de una línea quebrada que se conoce con el nombre de zeta.
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El Balance general se debe practicar al terminar el ejercicio. Y el ejercicio es el tiempo comprendido entre dos balances consecutivos, el periodo puede ser de un año, de seis meses, de tres meses, etcétera. El Balance general, por lo regular, se presenta anualmente.
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