Dentro de la información financiera de toda empresa, es esencial reconocer las obligaciones y cuentas por cobrar y pagar, ya que representan entradas y salidas de recursos.
Se recomienda usar un software que facilite esta actividad, ya que al hacerlo de forma manual a menudo, se producen confusiones en la identificación y registro de estas operaciones debido a antiguas prácticas. Si deseas que tu negocio tenga éxito y siga creciendo, es fundamental que comprendas estos conceptos.
Por eso, a continuación, te diremos qué son las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, cuáles son sus tipos y qué importancia tienen en tu negocio cada una de ellas.
¿Qué son las Cuentas por Cobrar?
Las cuentas por cobrar son los montos de dinero que un cliente debe pagar a su proveedor después de haber adquirido un producto o servicio específico.
Estas deudas pueden ser a corto, mediano o largo plazo, y se generan en cada transacción diaria. Cuando un cliente compra un producto y, al mismo tiempo, el proveedor emite una factura a su favor, se crea una cuenta por cobrar, es decir, una deuda pendiente.
En pocas palabras, son derechos de cobro que posee una entidad sobre terceros hasta una fecha determinada.
Las cuentas por cobrar pueden cancelarse al momento de haber recibido el bien o servicio, y su pago puede realizarse en efectivo o mediante tarjeta.
En el caso de que el cliente no cancele la deuda al momento de haber recibido el bien o servicio, se crea una cuenta por cobrar a favor del proveedor.
Características de las cuentas por cobrar
Las principales características de las cuentas por cobrar son:
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Los derechos son cobrados durante el plazo acordado, ya sea a corto o largo plazo.
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Antes de hacer el préstamo se debe evaluar el historial crediticio y financiero del cliente.
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Asimismo, se solicitan referencias para efectuar las cuentas.
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Deben establecerse ciertos términos de pagos de interés y beneficios por pago puntual.
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Se pueden emplear varios métodos de pago durante el proceso.
Tipos de cuentas por cobrar
Existen dos tipos de cuentas por cobrar:
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A corto plazo: caso en que la disponibilidad del dinero es inmediata y el plazo de tiempo no supera el año.
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A largo plazo: caso en que la disponibilidad del dinero tiene un plazo temporal superior al año.
La factura debe tener todos los aspectos necesarios para llevar a cabo el cobro de la misma. Estos son:
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La fecha de vencimiento para el cobro de la misma.
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El importe total de la deuda.
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El método de pago que se utilizará para saldar la cuenta.
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Los datos principales del cliente que contrajo la deuda.
Importancia de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son de suma relevancia para una empresa ya que representan los derechos que esta tiene sobre los clientes y de los cuales además obtiene beneficios, ya sea mediante la venta de mercancías o de servicios que la empresa ofrece.
Ejemplo de cuentas por cobrar
Supongamos que tienes una pequeña empresa llamada «Ejemplo S.A.» que vende productos a crédito a sus clientes. Durante el mes de septiembre de 2023, la empresa realizó varias ventas a crédito a diferentes clientes. Aquí están algunos ejemplos de esas transacciones:
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El 5 de septiembre, «Cliente A» compró productos por un valor de $1,000 a crédito con plazo de pago a 30 días.
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El 12 de septiembre, «Cliente B» realizó una compra por $2,500 a crédito con un plazo de pago de 45 días.
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El 20 de septiembre, «Cliente C» adquirió productos por $800 a crédito con un plazo de pago de 60 días.
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El 25 de septiembre, «Cliente D» hizo una compra por $1,200 a crédito con un plazo de pago de 15 días.
En este caso, las cuentas por cobrar de «Ejemplo S.A.» al finalizar el mes de septiembre incluirían las deudas pendientes de estos clientes. Por ejemplo:
- «Cliente A» debe $1,000 y se espera que pague antes del 5 de octubre.
- «Cliente B» debe $2,500 y se espera que pague antes del 27 de octubre.
- «Cliente C» debe $800 y se espera que pague antes del 20 de noviembre.
- «Cliente D» debe $1,200 y se espera que pague antes del 10 de octubre.
Estos son ejemplos de cuentas por cobrar, que representan el dinero que la empresa espera recibir de sus clientes en un plazo determinado. El seguimiento y la gestión adecuada de estas cuentas son esenciales para garantizar un flujo de efectivo saludable y la solidez financiera de la empresa.
A través de este sistema, la entidad que registre las cuentas por cobrar obtendrá un inventario sobre dichos derechos, y con este será capaz de beneficiar a los clientes al ofrecerles nuevos métodos de pago como créditos u otras formas que también beneficiarán a la empresa.
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¿Qué son las Cuentas por Pagar?
En contabilidad, las cuentas por pagar son deudas que posee una empresa a sus acreedores y proveedores, como resultado de la adquisición de bienes y servicios.
En otras palabras, consisten en una deuda que posee una empresa relacionada con su actividad económica. Estos tipos de obligaciones son créditos por la compra de materiales e insumos, que no están vinculados a entidades bancarias.
Las cuentas por pagar se originan cuando se adquieren materiales, insumos u otros bienes y servicios, que no son cancelados inmediatamente. Así, las deudas deberán ser registradas en los libros contables y canceladas a su acreedor en el tiempo acordado.
Tipos de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar pueden clasificarse en dos tipos:
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A corto plazo: suelen ser conocidas como pasivos corrientes. Estas deberán cancelarse en un plazo de un año o menos. Estas pueden ser abonadas de manera mensual o diaria, hasta saldar la totalidad de la deuda.
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A largo plazo: suelen ser conocidas como pasivos no corrientes. A diferencia de la primera, estas deberán ser canceladas en un plazo mayor al año. Este tipo de cuentas suelen tener un control menor por parte de la empresa. El hecho de que sus pagos se realicen de manera esporádica, evita que la empresa realice un riguroso seguimiento.
Importancia de las cuentas por pagar
Tener organizadas las cuentas por pagar genera en clientes y empleados la necesidad de seguir las normas contables apropiadas. Es una prioridad para cualquier empresa el que estas se encuentren reflejadas en el plan contable, ya que de esta manera:
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Se reducen los riesgos de fraude o pérdidas innecesarias.
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Al tener solvencia, se genera confiabilidad en los clientes potenciales y se fragua una buena reputación.
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Se accede con mayor facilidad a créditos bancarios o financieros de proveedores inmediatos.
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Se evita perder el rastro de los pagos y deudas que generan intereses.
Ejemplo de cuentas por pagar
Supongamos que eres el propietario de una pequeña empresa llamada «Ejemplo Compras S.A.» que compra productos y servicios a diferentes proveedores a crédito. Durante el mes de septiembre de 2023, tu empresa realizó varias compras a crédito a diferentes proveedores. Aquí están algunos ejemplos de esas transacciones:
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El 5 de septiembre, compraste materiales de oficina por un valor de $500 a un proveedor con un plazo de pago a 30 días.
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El 10 de septiembre, adquiriste productos de inventario por $2,000 a un proveedor con un plazo de pago de 45 días.
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El 15 de septiembre, contrataste servicios de consultoría por $1,200 a un proveedor con un plazo de pago de 60 días.
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El 20 de septiembre, compraste equipo de oficina por $3,500 a un proveedor con un plazo de pago de 15 días.
En este caso, las cuentas por pagar de «Ejemplo Compras S.A.» al finalizar el mes de septiembre incluirían las deudas pendientes con estos proveedores. Por ejemplo:
- Debes $500 al proveedor de materiales de oficina, y debes pagar antes del 5 de octubre.
- Debes $2,000 al proveedor de productos de inventario, y debes pagar antes del 25 de octubre.
- Debes $1,200 al proveedor de servicios de consultoría, y debes pagar antes del 15 de noviembre.
- Debes $3,500 al proveedor de equipo de oficina, y debes pagar antes del 5 de octubre.
Similitudes y diferencias entre este tipo de cuentas
Las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes deben a la empresa, mientras que las cuentas por pagar son las cantidades que la empresa debe a sus proveedores.
La principal diferencia es que las cuentas por cobrar son créditos comerciales otorgados a los clientes, mientras que las cuentas por pagar son créditos concedidos por los proveedores.
Estas cuentas se consideran activos y pasivos desde un punto de vista contable y son gestionadas por equipos diferentes en el departamento de tesorería. Es importante comprender y gestionar adecuadamente ambas cuentas para asegurar la salud financiera del negocio.
AgendaPro: el software que te puede ayudar con tus cuentas
El software para gestión de negocios de AgendaPro puede ayudarte a facilitar esta labor, podría utilizarse en conjunto con otras herramientas o software de contabilidad para ayudar en la gestión de estas cuentas de la siguiente manera:
- Registro de información del cliente: Agendapro puede ayudar a recopilar información sobre tus clientes, incluyendo datos de contacto y detalles de las transacciones. Esto puede ser útil para rastrear las cuentas por cobrar y enviar recordatorios de pago.
- Recordatorios y notificaciones: Puedes configurar recordatorios automáticos de citas o reservas a través de Agendapro, lo que podría extenderse a recordatorios de pago para cuentas por cobrar. Por ejemplo, podrías enviar un recordatorio a los clientes cuando tengan un saldo pendiente.
- Integración con software contable: Si Agendapro tiene integración con un software de contabilidad, podrías facilitar la transferencia de datos entre las cuentas por pagar y por cobrar y tu sistema contable, lo que simplificaría el proceso de seguimiento y gestión financiera.
- Informe de ingresos: Agendapro podría generar informes sobre los ingresos generados por tus servicios o productos, lo que sería útil para llevar un registro de cuentas por cobrar.
Dicho esto, es importante destacar que, para una gestión más completa y efectiva de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, es recomendable utilizar un software de contabilidad o herramientas específicas diseñadas para estas funciones. Estos programas están diseñados para manejar de manera integral la información financiera de una empresa, lo que facilita un control más preciso de las transacciones y los saldos pendientes tanto de cuentas por pagar como de cuentas por cobrar.
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