La versatilidad de las herramientas de Excel le permiten adaptarse a cualquier labor, contable o no, que implique la organización y clasificación de datos. Uno de sus usos más frecuentes es en la gestión de inventarios, pues gracias a sus fórmulas y tablas nos ayuda a tener el control absoluto sobre nuestros datos.
Ahorrar siempre es la palabra clave, y con el uso de Excel no será necesario contratar, o pagar, algún servicio específico, sólo será necesaria la inversión de nuestro tiempo para familiarizarnos con la herramienta y cumplir con su operatividad. Entérate cómo hacer un inventario básico y muy funcional de la manera más sencilla.
Cómo hacer un inventario
Lo primero que debes hacer al ingresar al programa Excel es crear el formato de tabla que usarás para tu registro de inventario. Para hacerlo, debes dirigirte a la pestaña “insertar” y escoger en “ilustraciones» la forma que más ajuste a tus necesidad. Con ella, deberás generar un espacio específico de cinco columnas y tres filas.
Identifica esta primera tabla como Producto, y en sus celdas debajo (las cinco columnas) ubicarás las categorías: “código”, que será el número de cada producto; “descripción”, para colocar el nombre del producto; “entradas”, para registrar compra; “salidas”, para las ventas o la devolución de compras a proveedores; y “saldo”, para los totales.
Repite el proceso, pero esta vez en una tabla de cuatro columnas a la que llamarás “Entradas”, y debajo, en sus celdas, identificarás las columnas “código”, “descripción”, “fecha” y “cantidad”. Con el mismo procedimiento crear otra última tabla, llamada “Salidas”; que contará con el mismo número de columnas, identificadas con los mismos nombres anteriores. Para entonces, tu hoja de Excel para inventarios tendrá un total de tres tablas: Productos, Entradas y Salidas, respectivamente.
Automatiza tu hoja de inventario
Para automatizar, ubícate en la primera celda de cualquiera de tus tablas. Deberás dirigirte a la pestaña “Insertar” del menú de Excel, y en la opción Tabla activar la opción “la tabla tiene encabezados”. Luego, en la pestaña “Diseño”, ubica el nombre de la tabla que desees automatizar y predetermina su diseño. Deberás repetir el proceso con cada una de las tablas que has creado.
Ingresa las fórmulas
A continuación, te indicaremos cómo ingresar las fórmulas que automatizan el funcionamiento de tus tablas. Esto hará posible que la información pueda ser ubicada y compartida entre ellas, además de facilitarte operaciones de suma y resta entre sus datos. Para ello, deberás seguir estos pasos:
- En la primera celda de descripción de tu tabla Entradas escribe el código Shift=BUSCARV. Como valor buscado darás click a la primera celda de la columna de códigos; como matriz colocarás el nombre de la tabla Productos y como indicador de columna, el número dos de la matriz: la columna “descripción de tu tabla de “productos”. Luego escoger la opción “falso” para automatizar la búsqueda exacta.
- Realiza el mismo procedimiento en tu tabla de Salidas. En la primera celda de la columna “descripción” de tu tabla de Salidas escribe el código Shift=BUSCARV y completa los datos del paréntesis de la misma forma que lo hiciste para la tabla de Entradas en el paso anterior.
- A continuación, deberás introducir dos fórmulas más en tu tabla de Productos. Ubícate en la primera celda de la columna “entradas” y escribe la fórmula Shift=SUMAR.SI, selecciona las primeras celdas de las columnas “código” en las Tablas Entradas y Productos para que coincidan, y luego la celda de “cantidad” de la tabla Entradas. Deberás eliminar el primero y el último @ del código para automatizar y hacer coincidir los datos que agregues.
- Realiza la misma operación en la columna “salidas” de tu tabla Productos. Selecciona la primera celda de la columnas “código” respectivas, y luego la celda de “cantidad” de la tabla Salidas. Borra el primer y último @, y automatiza la operatividad de las tablas.
- Por último, deberás automatizar la columna de saldo de tu tabla de Productos. Para ello, te sitúas en la primera celda y escribirás la fórmula =(ENTRADAS)-(SALIDAS).
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Si sigues todos estos pasos lograrás automatizar tres tablas en una hoja de Excel que te permitirá gestionar y registrar todos los movimientos de tu negocio.
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