Los tiempos modernos nos ofrecen muchas herramientas tecnológicas que hace décadas no existían. Estas herramientas, tales como los programas de Microsoft, nos hacen la vida más sencilla, incluyendo el campo laboral.
Excel es un programa que resulta muy útil en diversos ámbitos, como escuelas, oficinas, e incluso gimnasios. Entre las millones de preferencias que Excel ofrece, se encuentran las listas de asistencia.
Por qué hacer una lista de asistencia en Excel
Las listas de asistencia se refieren a aquellos documentos que registran la participación o presencia de las personas en una actividad específica. Son una buena herramienta de organización y actualmente son muy populares entre las empresas, por lo que es útil saber cómo hacer una lista de asistencia en Excel.
Estas listas de asistencia facilitan llevar un control de las personas en algún lugar que cuente con un gran movimiento poblacional. No todas las personas cuentan con el conocimiento de cómo hacer una lista de asistencia en Excel, por lo que puede ser una tarea difícil si no se conoce el sistema, pero en realidad es más fácil de lo que parece.
Cómo hacer una lista de asistencia en Excel: Tips prácticos
A pesar de que ocasionalmente se puedan encontrar plantillas para las listas de asistencia, es recomendable crear una desde cero para que presente las preferencias deseadas.
Para saber cómo hacer una lista de asistencia en Excel, no es necesario ser un experto en el programa, podría parecer difícil al principio, pero con tiempo y práctica se volverá mucho más sencillo y será parte de tu día a día.
Hay muchas maneras que nos enseñan cómo hacer una lista de asistencia en Excel. Si eres principiante, una vez que tengas el programa iniciado en la computadora, procede a escribir el título del documento en la celda A1, seguido por los elementos que desees tener en la lista, tales como nombres de clientes o trabajadores, sus apellidos, entre otros. Estos últimos deberían estar en las siguientes columnas hacia vertical, como B3 y las procedentes.
Si no estás conforme con el tamaño de las celdas donde se encuentran los nombres, puedes hacer doble clic en la letra de la columna que deseas modificar y esto permitirá que la ajustes. Una vez que tengas estos elementos planteados, puedes escribir los días en las columnas siguientes.
Cuando se tengan los componentes básicos que permitan hacer una lista de asistencia en Excel, ya lo que queda por hacer es personalizar y estilizar el documento. Para esto, puedes centrar los títulos, sombrearlos o ponerlos en cursiva, cualquier cosa que los destaque, siempre y cuando mantengan el documento profesional. Una vez esté de tu agrado, podrás guardar la lista con el nombre deseado clicando en “archivos” y luego en “guardar como”.
Otra manera para hacer una lista de asistencia
De igual forma, si tus habilidades en el programa son más destacadas, hay otras cosas que puedes conocer acerca de cómo hacer una lista de asistencia en Excel de una forma más avanzada.
Para ello, es necesario contar con la base de datos del personal, la cual puedes utilizar en la primera hoja luego de nombrarla de la misma forma. Luego, puedes insertar un calendario; esto lo logras insertando una tabla luego de dar clic derecho e “insertar”.
Seguidamente, al poner todos los números de los días del mes correspondiente, puede seleccionar todas las columnas y hacer doble clic para que se ajuste toda la tabla. Por último, en las columnas siguientes puedes escribir los días y tu lista de asistencia estará lista.
Ahora que conoces cómo hacer una lista de asistencia en Excel, podrás utilizarla en varios ambientes empresariales en donde te será de gran utilidad.
El uso de las listas de asistencia de Excel para los gimnasios
Si eres dueño o trabajas en un gimnasio, una lista de asistencia en Excel será una herramienta excelente a la hora de organizarte. Generalmente, los gimnasios cuentan con una gran cantidad de personal que dificultan mantener un orden, así que estas listas normalmente se utilizan para el control de los turnos o la asistencia de los trabajadores, e incluso los horarios de actividades que se llevarán a cabo.
Asimismo, las listas de asistencia son de gran utilidad a la hora de organizar las finanzas. Con ellas, puedes mantener un orden de los salarios pagados, la renta del local, las membresías de los clientes, los movimientos de entrada y salida de dinero o cualquier cosa que desees mantener bajo control. Al utilizarlas de esta forma, es recomendable usar las fórmulas matemáticas que se necesiten según el caso.
Qué evitar a la hora de hacer una lista de asistencia en Excel
A pesar de que las listas de asistencia se pueden adaptar y personalizar según los gustos y necesidades de la empresa o la persona encargada de la administración, hay algunos aspectos que es recomendable evitar a la hora de realizarlas.
En primer lugar, siempre deben mantener un orden conciso. De esta forma su uso podrá ser simplificado y universal, es decir, que cualquier miembro del personal pueda entender el documento. A la vez, es recomendable tener la lista en un lugar visible y de fácil acceso, como el escritorio de la computadora. Sin embargo, si cuenta con datos personales, es importante mantenerla bajo supervisión.
No olvides colocar los elementos básicos, tales como el nombre de la empresa, los números de identificación del personal junto con sus nombres y apellidos, y claramente el mes y el año correspondiente. También es recomendable señalar alguna sección de observaciones.
Alternativas a la lista de asistencia en excel
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