¿Cómo hacer una ficha de clientes de una estética? Ejemplo

La primera consulta estética es una parte importante de la realización exitosa de tratamientos estéticos. En ella se revisa el historial médico del paciente, los medicamentos, las alergias, el historial cosmético (incluidos los resultados de tratamientos anteriores y los efectos secundarios, si los hubo, cirugías y satisfacción con los resultados) y también es el momento de abrir una ficha de cliente, así como algunas otras áreas clave que siempre deben documentarse.

Los registros clínicos también son documentos valiosos para auditar la calidad del servicio ofrecido y también se pueden utilizar para investigar incidentes graves, quejas de pacientes y casos de compensación.

¿Qué es una ficha de cliente para clínica estética?

Una ficha de cliente para estética es un documento utilizado en centros de belleza y estética para recopilar y organizar información relevante sobre cada cliente. Este archivo permite a los profesionales entender mejor las necesidades, preferencias y antecedentes estéticos del cliente, facilitando una atención más personalizada, segura y efectiva.

Datos que debe tener una ficha de cliente para centro estético

En la primera visita de un paciente a tu clínica estética es necesario hacer una primera valoración. Estos son los datos básico que debe tener una historia clínica estética:

1. Datos demográficos del paciente-cliente, por ejemplo, nombre, dirección y fecha de nacimiento.
2. Historial médico/ historial cosmético.
3. Planificación del tratamiento y formularios de consentimiento.
4. Fotos o videos.
5. Historial de facturación del cliente/ promociones.

Historial médico cosmético

Hay varias áreas que siempre deben considerarse al hacer una historia de paciente para clínica estética

Consideraciones iniciales sobre el paciente y preparación para el tratamiento

Antes de iniciar el proceso de recopilación de información, es esencial dedicar unos momentos a escuchar atentamente al paciente. Este tiempo permitirá comprender su situación, identificar sus necesidades, deseos y expectativas con respecto al tratamiento que busca. Además, se debe estar preparado para abordar cualquier pregunta o inquietud que pueda tener el paciente.

• Cada individuo es único, y como profesional de la medicina estética, se reconoce la importancia de proporcionar un cuidado personalizado.
• Esto implica no solo abordar aspectos emocionales y gestionar las expectativas del paciente, sino también ofrecer asesoramiento experto con sinceridad y empatía.
• La consulta debe ser guiada por la adecuación de prácticas específicas a las características individuales de cada paciente.

Información básica del paciente para ampliar el expediente

Se requiere recopilar datos esenciales del paciente para completar su expediente, incluyendo nombre completo, género, fecha de nacimiento, dirección de residencia, número de teléfono, correo electrónico y DNI.

En casos de pacientes menores de edad, se debe mencionar la necesidad de la presencia y consentimiento de un padre, madre o tutor legal.

• Datos demográficos del paciente, por ejemplo, nombre, dirección, teléfono y fecha de nacimiento.
• Motivo de la visita: ¿Cuáles son las preocupaciones del paciente, qué quieren lograr con su visita, qué es importante para ellos y por qué? ¿Cuál es el historial de la queja que presenta?

Información relacionada con la salud del paciente

Es crucial obtener detalles sobre la salud general del paciente, incluyendo antecedentes familiares de enfermedades, condiciones médicas actuales, alergias, sensibilidades a medicamentos y alimentos, así como problemas cardíacos, respiratorios, linfáticos y otros.

Se debe establecer una relación de confianza para fomentar la honestidad por parte del paciente.

Además, se deben recoger datos sobre medicación actual, frecuencia y tratamientos en curso, así como información sobre embarazo, alteraciones menstruales, hábitos alimenticios, consumo de agua, ejercicio físico, trastornos de la conducta alimentaria y tratamientos médico estéticos previos.

Si el paciente está siguiendo un tratamiento hormonal en el contexto de una transición médica, esto también debe ser registrado.

• ¿Qué exámenes se ha llevado a cabo?
• ¿Cuáles fueron los resultados de sus exámenes?
• Hallazgos anormales de las pruebas.
• Diagnóstico o interpretación: ¿Cuál es la conclusión de lo que has podido investigar?

Evaluación física detallada

Una vez que se ha recopilado toda la información detallada, se procede a realizar una evaluación de la zona específica a tratar, que puede ser la piel del rostro, cuerpo, genitales, cabello, entre otros. En este momento, se llevará a cabo una exploración física completa, incluyendo pruebas diagnósticas, para registrar el estado de la piel.

Se deben tomar notas detalladas sobre hidratación, presencia de marcas, manchas, cicatrices, acné, retención de líquidos, edema y cualquier otro elemento relevante.

Este proceso completa la recopilación de datos y proporciona una base integral para la elaboración del informe final.

• Plan de acción o tratamientos recomendados, que debe discutirse a fondo con el paciente.
• Medicamentos administrados, recetados y cualquier alergia a medicamentos.
• Instrucciones escritas (u orales) y / o información educativa dada al paciente: cualquier información o instrucciones dadas al paciente-cliente debe registrarse, al igual que cualquier instrucción dada sobre qué hacer si sufre efectos secundarios o si las condiciones empeoran.
• Documentación de comunicaciones con pacientes y familiares / amigos (niveles de conciencia, aceptación de los planes).
• Recomendaciones para la visita de regreso: si los pacientes necesitan regresar para revisiones o monitoreo, esto debe tenerse en cuenta.
• Consentimiento informado: se debe dar el consentimiento para proceder con algún tratamiento y los pacientes deben recibir toda la información para poder dar su consentimiento informado.

Otros aspectos importantes de la historia médica-cosmética del paciente

1. Los registros médicos deben documentarse en orden cronológico y deben ser lo suficientemente informativos como para permitir que un colega continúe el trabajo donde lo dejaste. Cada entrada debe estar fechada, cronometrada (usando un reloj de 24 horas) y completamente legible.
2. Deben evitarse las abreviaturas, ya que pueden ser ambiguas; sin embargo, es aceptable usar abreviaturas en situaciones donde el público lo reconozca más fácilmente que el término completo, por ejemplo, am y pm.
3. Es importante evitar comentarios innecesarios en las notas de un paciente, como comentarios que pudieran ser ofensivos, personales y «humorísticos», ya que esto puede dañar su credibilidad. También debe tenerse en cuenta que los pacientes tienen derecho a acceder a sus registros, y una observación casual puede ser difícil de explicar más adelante.
4. Se debe tener cuidado al editar registros. La edición de registros es evidencia de que son inexactos y los hace imposibles de defender. Cuando los pacientes buscan asesoramiento legal, por ejemplo, en casos de acusaciones de mala práctica, la primera tarea del equipo legal es revisar las notas del paciente y determinar si alguna lesión fue causada por negligencia.

Confidencialidad y protección de datos

Los registros clínicos se consideran confidenciales a nivel mundial y solo se pueden compartir con el consentimiento previo por escrito del paciente con el que se mantiene el registro.

• No está permitido compartir datos de pacientes por correo electrónico, Dropbox, iCloud o unidades flash personales no codificadas.
• Del mismo modo, está estrictamente prohibido compartir imágenes con datos identificables del paciente en Facebook, Twitter o cualquier otra plataforma de redes sociales sin el consentimiento específico del paciente.
• Desde el punto de vista legal, debe recordarse que incluso si todo se hizo correctamente, en el momento de realizar un tratamiento, si no se ha documentado, no se ha hecho.
• Cuando se trata de registrar información médica, debes tener en cuenta que se supone que la calidad de los registros refleja la calidad de la atención y el tratamiento entregados. Por eso siempre debes escribir lo que se dijo, lo que se hizo, lo que te dijeron y lo que observaste.

Fotos o vídeos

Las fotos y videos se clasifican como confidenciales y, por lo tanto, se debe otorgar un permiso específico para que se tomen fotos y se utilicen posteriormente con fines de marketing, sin revelar la identidad del paciente.

Historial de facturación de cliente / promociones

Igual que tienes un historial médico y de tratamientos, también debes hacer un historial de facturación. Aquí podrás ver cuánto ha gastado el cliente en tu centro, dependiendo del mes y qué es lo que más ha comprado; también te servirá para tener a la mano cuánto ha pagado y cuánto le falta por pagar, si ofreces tratamientos por cuotas.

Toda esta información te será útil al momento de fidelizar a los clientes que han gastado más en tratamientos en tu centro de estética y así ofrecerles promociones especiales o descuentos personalizados.

Ventajas de realizar una ficha de clientes online

Algunas de las ventajas que podrás obtener si decides contratar un software especial que te permita llevar todos los registros de tus pacientes-clientes online son las siguientes:

1. Registro de nuevos pacientes e historial médico.
2. Base de datos de clientes: para que puedas agregar o buscar una ficha del cliente con solo unos pocos clics.
3. Planificación del tratamiento y formularios de consentimiento (con firmas digitales)
4. Seguimiento de los productos faciales administrados.
5. Imágenes y vídeos de antes y después, alojadas en una galería digital de fácil acceso.
6. Protección de Datos. Todos los datos están debidamente almacenados de forma segura. Esto representa un problema de almacenamiento importante para las clínicas estéticas que aún dependen de sistemas basados en papel.
7. Un software adaptado a las especificaciones del Reglamento General de Protección de Datos brindará a tus clientes la tranquilidad de saber que sus datos no se recopilarán sin su consentimiento, ni se utilizarán indebidamente.
8. Firma electrónica. Facilita a tus clientes firmar la carta de consentimiento digital usando un iPad o un teléfono. Esta firma se convierte automáticamente en parte del registro del cliente en línea.
9. Registro de clientes en línea: a nadie le gusta esperar o completar formularios al llegar a una clínica.

Un sistema de registro en línea permite a tus clientes completar sus datos a través del formulario de registro online antes de visitar la clínica, lo que hace que toda la experiencia sea fácil.

Ejemplo de ficha de clientes de una estética

Usa este modelo de historia clínica de medicina estética.

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