¿Cómo evitar que tus clientes falten a sus reservaciones?

En el ámbito de los salones de belleza y centros de estética, la ausencia de los clientes sin previo aviso supone una pérdida de tiempo, energía y dinero. A menudo, los propietarios invierten recursos y tiempo en organizar una agenda y en confirmar las citas.

Entonces, ¿cómo abordar esta situación? En los siguientes párrafos, te damos algunos consejos para manejar la ausencia de tus clientes ante sus citas previamente agendadas.

5 Tips para evitar que tus clientes falten a sus citas

Te recomendamos contar con un software de gestión que automatice este proceso, desde la reserva, hasta la confirmación, ahorrarás horas de trabajo manual.

Sin embargo, si aún haces todos estos procesos de forma manual, te convendrá seguir los siguientes consejos.

Reservas pagadas

El primer y más efectivo paso para evitar las cancelaciones es instaurar un sistema que condicione a los clientes a realizar un pago parcial o total del servicio deseado para concretar las reservas salón.

• Puedes trabajar con este sistema cuando las citas se agenden de forma presencial o, también, de manera online, ya que existen diversas plataformas de gestión integral que lo permiten.
• Así, el cliente se siente obligado a asisitir y si no asiste, no representará una pérdida para ti. 

Implementa políticas de cancelación

Establecer con cuántas horas de anticipación es aceptable cancelar la cita es necesario para manejar las ausencias de este tipo.

• Así mismo, se deben clarificar y dar a conocer las consecuencias de no asistir -que podrían implicar la pérdida del pago de la reserva o el cobro de una multa- y, en casos extremos, vetar a las personas que se ausenten en reiteradas ocasiones.
• Pero ojo, que estos criterios debes darlos a conocer de manera clara a tu clientela, para evitar conflictos y asegurarte de que toda persona que haga una reservación, sepa cómo se manejan las ausencias sin previo aviso.
• Además, estas políticas puedes no aplicarlas en todos los clientes, pues tú mejor que nadie conoce su clientela. Si tienes una clienta que siempre cancela, puedes pedirle un adelanto en la siguinte ocación, pero si hay una cliente que siempre asisite y es muy puntual, puedes tener otra consideración con ella.

Recordatorios automáticos de cita

Algunas personas faltan a las reservas salón porque simplemente lo olvidan.

• Ante ello, una buena práctica es enviar mensajes a modo de recordatorio. 48, 24 o 12 horas antes de la cita, un mensaje SMS o vía WhatsApp permitirá a tus clientes confirmar o re agendar en el acto.
• Los mejores softwares para salones de belleza tienen recordatorios automáticos de cita -como AgendaPro-, que permiten a los clientes confirmar de manera online, además de la posibilidad de que coordinar una nueva cita.

Beneficios para clientes responsables

Una forma de recompensar a tus clientes que cumplen con asistir a sus reservas, es otorgarles beneficios como descuentos o servicios extra.

• Esto hará que se den cuenta de cuánto aprecias su lealtad, incentivando al resto de tus clientes para que sigan esta buena práctica.
• A igual que en el caso de las consecuencias que conlleva no asistir a una reserva, los estímulos para incentivar la asistencia deben ser conocidos por todos tus clientes. Así, de seguro se esforzarán en cumplir con la hora agendada para, quizás, salir recompensados.

No regales tu tiempo

Es una práctica habitual que algunas personas pierdan sus reservas salón por llegar demasiado tarde, pero que de igual forma reciban el servicio, aunque esto implique alargar la jornada laboral y desorganizar la agenda. Hacer esto puede traer pésimas consecuencias, pues mal acostumbras a tu clientela, además de provocar -en algunos casos- un gasto al tener que pagar horas extra de trabajo. Por ello:

• Debes ser muy claro sobre el tiempo máximo de espera para los clientes que tengan reservas, el que no debería superar los 20 minutos.

Si has notado que tienes un alto número de ausencias o cancelaciones de último momento, estos consejos son ideales para ti. Toma el control de tu salón y verás lo rápido que podrás evidenciar los resultados.

Software para evitar que tus clientes falten a sus citas

Los sistemas de gestión de citas y reservaciones, como AgendaPro, son herramientas esenciales para optimizar la programación de citas y garantizar que las reservaciones se cumplan sin problemas. Esto incluye evitar ausencias y minimizar los tiempos muertos en la agenda.

Aquí hay algunas características comunes que podrían estar presentes en un software como AgendaPro:

1. Recordatorios automáticos: AgendaPro envía recordatorios automáticos a los clientes antes de su cita programada, ya sea por correo electrónico, mensaje de texto o notificaciones móviles. Estos recordatorios ayudan a reducir las ausencias al recordar a los clientes sus compromisos.

2. Confirmaciones de reserva: En caso de que el cliente no confirme su reserva se le envía un nuevo mensaje de confirmación. Si un cliente no confirma, se puede liberar ese horario para otro cliente en espera.

3. Lista de espera y reprogramación: Si un cliente cancela o no se presenta, el sistema puede ponerlo en una lista de espera para programar una nueva cita en caso de disponibilidad. Esto ayuda a optimizar la programación y minimizar los tiempos muertos.

4. Informes y análisis: Proporcionan a los negocios información sobre la puntualidad de los clientes, la frecuencia de las ausencias y otros datos relevantes para tomar decisiones informadas.

5. Personalización: Permiten personalizar los recordatorios, las políticas y otros aspectos del sistema para adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio.

6. Acceso en línea: Tanto los clientes como el personal pueden acceder al sistema en línea para administrar citas y reservas desde cualquier lugar.

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