Conocer el estado financiero de tu negocio es esencial para rastrear el avance y la evolución de tu empresa. Un balance general es básicamente un informe detallado del estado financiero de tu negocio durante un periodo de tiempo específico. En este artículo te mostraremos cómo hacer un balance general con formato cuenta y reporte.
¿Qué es un balance general en formato cuenta?
El balance general es un reporte contable que muestra la situación financiera de tu negocio en un momento determinado. En el formato cuenta, la información se presenta en dos columnas, una a la izquierda con el Activo y otra a la derecha con el Pasivo y el Patrimonio.
¿Qué se presenta en un balance general?
Un balance general se presenta en forma de documento contable. En él se reflejan los activos y pasivos sobre los que se realizará el análisis específico. El balance general es realizado por un profesional contable y su propósito es realizar la contabilidad financiera específica que genere información útil, que sirva como guía de ruta al momento de tomar decisiones importantes para tu empresa.
Aquí tienes la estructura básica:
| ACTIVO | PASIVO Y PATRIMONIO |
|---|---|
| Activo corriente | Pasivo corriente |
| – Caja y bancos | – Cuentas por pagar |
| – Cuentas por cobrar | – Sueldos y servicios por pagar |
| – Inventario | Pasivo no corriente |
| Activo no corriente | Patrimonio |
| – Mobiliario y equipos | – Capital aportado |
| – Licencias y software | – Utilidades retenidas |
El total del Activo debe ser igual al total del Pasivo + Patrimonio. Esto garantiza que tus registros están equilibrados.
¿A quién se dirige un balance general?
Un balance general se dirige principalmente a los dueños del negocio, socios, inversionistas, entidades financieras y contadores.
Su propósito es mostrarles de forma clara y estructurada la situación económica de la empresa en un momento determinado, ayudándoles a tomar decisiones informadas sobre inversión, financiamiento o gestión interna.
¿Qué datos debe contener un buen balance general?
Para que un balance pueda ser leído e interpretado correctamente debe tener los siguientes elementos:
-
Un encabezado con el nombre de la empresa y la fecha de formulación, además de la especificación de que se trata de un balance general
- Un cuerpo que contenga información detallada, nombre y valor de cada una de las cuentas que conformen el Activo y el Pasivo. También la información completa, nombre y valor, del capital contable.
-
La debida identificación o firmas del contador que realice el balance y el contratante o propietario del negocio, en este caso, tú.
¿Cómo presentar un balance general?
Existen dos formas de presentar un buen balance general: en forma de reporte o en forma de cuenta.
Balance en forma de reporte
Este tipo de balance se basa en la fórmula del capital, que no es nada más que la diferencia entre el activo y el pasivo:
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL
Debes tener en cuenta los siguientes consejos a la hora de hacer tu balance para que tenga la mejor presentación posible:
- Anota el nombre de tu empresa o negocio en el centro de la hoja.
- En la segunda línea y debajo del nombre de tu empresa coloca la fecha en la que se realiza el balance, con una sangría de tres centímetros aproximadamente.
- Separa con doble línea el encabezado del contenido de tu balance.
- Coloca en el centro del espacio para anotar el nombre de las cuentas las categorías Activo, Pasivo y Capital contable.
- El nombre de cada grupo de Pasivos y Activos (circulante, fijo, flotante) se deben colocar partiendo del margen de la hoja.
- El nombre de cada cuenta se colocará debajo del nombre de grupo de Pasivos/Activos dejando una sangría para no confundir términos.
- Los cortes deben abarcar toda la columna.
- Únicamente el resultado final se corta con dos líneas horizontales.
- No dejes renglones en blanco, pues está prohibido por la ley.
Por último, al momento de anotar la cifras o cantidades deberás hacerlo de tal manera que al calcular el capital total del Activo le puedas restar verticalmente el Pasivo. La forma más tradicional de hacerlo es la siguiente:
- La primera columna. No se utiliza en este caso.
- Segunda columna. Se usa para anotar la cifra de cada uno de los cortes y la línea horizontal se traza al sumar o restar cantidades. Las suman siempre pasan a la tercera columna a la altura del último sumando.
- Tercera columna. En esta columna se anota el total de cada grupo.
- Cuarta columna. Sirve para anotar los totales del Activo, del Pasivo y del Capital.
Balance general en forma de cuenta
Este tipo de balance emplea dos páginas: una izquierda, donde se anota el Activo; y otra derecha, que sirve para anotar El Pasivo y Capital contable. En este tipo de balance el total de los Activos es igual al total de los Pasivos más el Capital contable, y se define por la fórmula:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Esta fórmula se conoce como el nombre de fórmula del balance general. Y en este tipo de balance solo se utilizan la tercera y cuarta columna de cada hoja para las anotaciones de las cantidades. Mientras, la tercera columna se usa para anotar las cantidades de cada cuenta, y la cuarta para anotar el total de cada grupo, también el total del Activo, el Pasivo y el Capital. Ten en cuenta que en este tipo de balance:
- El total del Pasivo más el Capital se anota a la altura del total Activo.
- Los renglones que queden en blanco del Capital contable al total del pasivo más el Capital, se deben inutilizar por medio de una línea quebrada que se conoce con el nombre de zeta.
- El Balance general se debe practicar al terminar el ejercicio. Y el ejercicio es el tiempo comprendido entre dos balances consecutivos, el periodo puede ser de un año, de seis meses, de tres meses, etcétera. El Balance general, por lo regular, se presenta anualmente.
Interpretación de los resultados del balance general
La interpretación del balance general consiste en analizar lo que reflejan los datos financieros sobre la salud y estabilidad de tu negocio en un momento específico. En resumen:
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Activos altos indican que tu negocio tiene recursos y capacidad operativa; si son mayoritariamente activos corrientes (como caja, bancos e inventario), hay buena liquidez.
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Pasivos controlados reflejan que tus deudas están bajo control; si son menores que tus activos, es una señal de equilibrio financiero.
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Un patrimonio creciente indica que estás generando utilidades y fortaleciendo tu negocio con recursos propios.
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La clave está en que los activos deben ser iguales a la suma de los pasivos más el patrimonio. Si los pasivos superan a los activos, podrías estar en riesgo de insolvencia.
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También puedes calcular ratios financieros, como el índice de liquidez o el endeudamiento, para profundizar en el análisis y tomar decisiones estratégicas.
¿Cómo AgendaPro te ayuda a crear tu balance general?
AgendaPro no es solo una agenda online: es un software de gestión integral que automatiza muchos de los datos que necesitas para armar un balance general, ahorrándote tiempo, evitando errores y entregándote información confiable.
1. Registro automático de ingresos y egresos
Cada cita agendada, servicio cobrado o venta registrada en AgendaPro alimenta automáticamente tu historial de ingresos. Lo mismo ocurre con los egresos si registras compras, pagos a proveedores o gastos fijos.
2. Control de caja y bancos
La plataforma te permite llevar un control diario de la caja, ingresos por medios de pago y conciliación bancaria, lo que facilita reportar los saldos reales en efectivo o en cuentas.
3. Reportes exportables para contabilidad
Con un par de clics puedes exportar reportes financieros que incluyen ventas, gastos, comisiones y totales de facturación, listos para ser usados en tu balance general o entregados a tu contador.
4. Inventario actualizado
AgendaPro incluye un módulo de control de inventario. Esto te permite registrar productos, stock disponible y su valorización, lo que se traduce directamente en un dato preciso para reportar activos corrientes.
5. Acceso a histórico y comparativas
Puedes consultar datos de meses anteriores, hacer comparaciones y entender cómo evolucionan tus activos y pasivos. Esto te permite tomar decisiones informadas al revisar el crecimiento de tu patrimonio.
