Inventario de productos: qué es, tipos y características

Para ofrecerle el mejor servicio a tus clientes es necesario cumplir con sus expectativas en todo momento. Esto incluye un buen trato por parte del personal, tener precios competitivos y además siempre tener disponibles los productos necesarios para realizar cualquiera de los servicios que ofreces. Esto únicamente se puede lograr por medio de un Inventario de productos ordenado, organizado y actualizado en todo momento.

¿Qué es un Inventario de productos?

Un Inventario de productos consiste en un análisis de los bienes que tiene una empresa que serán utilizados para llevar a cabo sus servicios. Esto se puede hacer semanal, mensual o hasta semestralmente según sean las necesidades de la empresa. En aquellos negocios en donde la rotación de productos es muy alta se recomienda hacer inventarios con mayor frecuencia.

La importancia de un inventario recae en la posibilidad de hacer proyecciones a futuro de las necesidades de tus clientes y que permite a la empresa conocer cuáles son sus activos disponibles y cómo eso se traduce en valor. Cada empresa tiene necesidades distintas con respecto a su inventario y es por ello que existen distintos tipos que se adaptan a la naturaleza del negocio, su objetivo y el tipo de producto que ofrecen.

¿Para qué sirve un inventario?

La función principal de un buen inventario es servir de guía y seguimiento a los procesos internos de compra- venta de tu negocio, mantener al día las cuentas y vida útil de tus productos para así detectar cualquier anomalía o error posible.

Entre esas fallas o anomalías detectables por un buen inventario se encuentran:

• La desaparición paulatina de productos sea por hurtos o traspapelados.
• Desapariciones debido a errores del sistema.
• La existencia y comercialización de productos vencidos.
• Las anomalías en el flujo de efectivo.

Debes saber que todo inventario, una vez concluido, genera un informe detallado que contempla la variación de precios entre mercancías (unidades) respecto al precio inicial (primer inventario) y el precio al del inventario final o actual, y las posibles razones de esas variaciones de precios, además de posibles estrategias para mejorar la gestión de mercancías.

Características de un inventario

El inventario, independientemente de su tipo o método de control, posee características fundamentales que lo definen.

Las características de un inventario son las siguientes:

1. Identificación del objeto inventariado: Cada artículo debe tener un nombre y un código de identificación único que permita su fácil reconocimiento y localización dentro del inventario.

2. Valoración del artículo: Se debe registrar el valor económico de cada artículo para tener un control preciso de su costo y el impacto que tiene en el patrimonio de la empresa.

3. Descripción detallada: Cada artículo debe contar con una descripción detallada que permita su identificación precisa y evite confusiones o errores en el registro.

4. Cantidad de artículos: Es importante registrar la cantidad de artículos disponibles para un mejor control de la existencia de cada producto.

5. Tipo de movimiento: Se debe indicar si el artículo ha sido registrado como entrada o salida del inventario, lo cual permite conocer el flujo y la dirección de los productos.

6. Estado o estatus del objeto: Es relevante indicar el estado o estatus de cada artículo, como nuevo, usado, dañado, entre otros, para tener un control más completo de su condición.

7. Periodo de revisión: Se debe establecer un periodo de revisión regular para actualizar el inventario y garantizar que la información esté siempre actualizada.

Estos son sólo unos ejemplos de las características fundamentales para un buen control de inventario y permiten una gestión eficiente de los productos y mercancías de tu negocio.

Tipos de inventario

Según la regularidad con la que se realiza el inventario estos pueden ser:

• Inventario anual. En algunos países las leyes exigen un corte anual del ejercicio comercial por empresa, por lo cual este tipo de inventario se ajusta a la exigencia de cierre anual de actividades comerciales.
• Inventario rotativo (mensual o trimestral). Este tipo de inventario es planificado por la empresa y por realizarse en períodos de tiempo más cortos implica menos movimiento de mercancías.
• Inventario perpetuo. Consiste en la actualización del inventario en tiempo real a través de herramientas tecnológicas.
• Inventario inicial. Hace referencia a la información y valor de todos los productos almacenados al comienzo de un periodo contable. Esto coincide con la fecha de cierre del inventario anterior.
• Inventario final. Incluye todos los productos y artículos que se mantuvieron al final de un periodo contable determinado. En esta etapa se calculan las utilidades o pérdidas del año y se establece el presupuesto para el siguiente periodo.
• Inventario físico. Los productos de la empresa se cuentan manualmente y luego se registran en un documento junto con sus características. El inventario físico incluye el mobiliario y equipo de trabajo, así como los artículos que se almacenan y se comercializan.
• Inventario de materias primas. Es exclusivo para los insumos que aún no han sido procesados, pero que se utilizan para desarrollar el producto final a comercializar.
• Inventario de productos en proceso de fabricación. Gestiona los productos que no son materia prima ni un producto terminado, sino que están en proceso de producción.
• Inventario de productos terminados. Se refiere a los bienes o artículos que ya están listos para ser comercializados.
• Inventario periódico. Se actualiza en un período de tiempo determinado. Puede ser mensual, trimestral, semanal o según lo que la empresa requiera.
• Inventario permanente o perpetuo. Se actualiza en tiempo real con las transacciones que se realizan en la tienda. El inventario perpetuo también considera las devoluciones de clientes o cambios por pérdida de productos.
• Inventario de anticipación o previsión. La función del inventario de previsión es pronosticar un gran volumen de ventas debido a algún evento, fecha especial o temporada, como por ejemplo, el blackfriday, hot sale, Navidad, entre otros.
• Inventario de seguridad. Evita que tu tienda se quede sin stock. Es un inventario que respalda los productos faltantes en una crisis o un aumento repentino en la demanda. Ayuda a que un desequilibrio en el nivel de inventario usual no afecte las ventas.
• Inventario de suministros de fábrica. Archiva y registra los materiales que se utilizan para fabricar los productos finales, pero que, debido a su condición, son difíciles de cuantificar por piezas.
• Inventario en lote o de tamaño de lote. Define la cantidad exacta de mercancía que se debe adquirir según la demanda para reducir costos y evitar la acumulación de productos.
• Inventario disponible. Gestiona la cantidad exacta de productos que ya están disponibles para su comercialización o traslado al almacén.
• Inventario en consignación. No pertenece a los activos de la empresa que lo comercializa, solo se encarga de la venta y obtiene una comisión por ello.
• Inventario de desacoplamiento. A veces los materiales necesarios tienen etapas o tareas distintas y no pueden sincronizarse. Este inventario permite administrarlos de manera que siempre haya existencias suficientes.
• Inventario de existencias obsoletas. Consta de aquellos artículos que se guardan durante mucho tiempo y se deterioran, se pierden o se roban.

¿Cómo hacer mi inventario? 

Si te encuentras con la necesidad de hacer un inventario para mejorar tu negocio, hay ciertos aspectos que debes considerar

1. Frecuencia: Debes establecer la frecuencia con la cual harás inventario. Esto se puede adaptar a tus necesidades como negocio pero es de gran importancia que tengas un inventario fijo al iniciar y cerrar el año fiscal.
2. Elementos a considerar: De los tipos de inventarios mencionados anteriormente debes escoger el que mejor encaje con los productos o servicios que ofreces en tu local. Si eres un lugar que solamente se encarga de comercializar no tendrás la necesidad de tener un inventario de materia prima.
3. Herramientas: Ya sea mano de obra o herramientas virtuales que facilitan el trabajo es de suma importancia que determines en dónde tendrás tu inventario y que además tengas la posibilidad de actualizarlo. Puedes considerar soluciones sencillas como tablas de excel o quizás optar por alternativas más especializadas como lo es invertir en un software de contaduría y administración de productos.

Un inventario es una herramienta fundamental para tener un negocio exitoso y que pueda cumplir todas las expectativas. Esto te permite estar al tanto de la existencia de productos, reevaluar costos e incluso ofrecer promociones exclusivas ya que tienes una visión completa de cómo se comporta tu negocio y tus consumidores. Ya sea con un profesional de la contabilidad o con un software de gestión empresarial con control de stock, un inventario debe estar presente en las tareas de cualquier comerciante.

Consejos para implementar un inventario eficiente

Hacer cada día más eficiente la gestión de tu inventario es una decisión que nunca debes posponer. Ahora que conoces las ventajas y algunas características del inventario, deberás saber que para cumplir con estas mejoras deberás seguir previamente una serie de pasos:

1. Organiza la información: siempre será conveniente que con el primero de tus inventarios generes una especie de catálogo que deberá ser actualizado con inventario posteriores. Califícalo por grupos y de acuerdo a cada proveedor, y elimina regularmente los productos que ya no manejes.
2. Categoriza tus productos: esto significa que, luego de conocer y haber organizado tus productos, deberás clasificarlos. Te proponemos en principio tres categorías: productos de alta circulación, productos de rotación temporal y productos de circulación especial. 
3. Concreta un calendario de inventarios: este paso determinará en qué tiempo tendrás las mercancías listas para tu cliente. Este paso debe tomar en cuenta el tiempo de entrega de tus proveedores y la frecuencia con que tus usuarios consumen cada uno de ellos.
4. Compara inventarios: analiza los datos para identificar aquellos productos que se encuentren en un nivel de unidades mayor al máximo calculado según la frecuencia de tu inventario. Esto te ayudará tomar las mejores decisiones y realizar estrategias de promoción de ventas. Así, el producto podrá tener mucha más demanda y alcanzarás niveles óptimos de mercancía según lo que más te  convenga. Opera igualmente con los productos que se encuentren en el nivel más bajo para equilibrar tus ventas y ganancias.
5. Mantén el monitoreo de tus inventarios: una vez concretados los pasos anteriores, deberás asegurarte de seguir el rastro de cada uno de tus productos en tiempo real así, por ejemplo, cada vez que uno de tus productos llegue a su nivel mínimo, debido a su éxito de ventas, podrás renovar su compra a tiempo y no perder dinero.
6. Actualízate siempre: las tendencias del mercado siempre serán cambiantes, revisa periódicamente la información de tu inventario bajo la lupa del mercado y asegúrate de contar con información fiable. Los niveles máximos y mínimos de tus productos en inventario también dependen de las variaciones del mercado.
7. Toma en cuenta siempre que el norte de tu inventario no es únicamente el conteo específico de tu mercancías, se trata de mucho más: reducir costos de fletes, mejorar el manejo de tu ingreso y, aunque no lo creas, elevar tu servicio al cliente.

Ejemplos de Inventarios 

La gestión de inventarios es una parte esencial de cualquier negocio para asegurar un flujo de mercancías eficiente y evitar pérdidas innecesarias. A continuación, presentamos ejemplos de cómo distintos tipos de empresas pueden utilizar métodos específicos para la gestión de sus inventarios.

Inventario ABC en una Empresa Telefónica

Supongamos que llevamos el inventario de una empresa especializada en vender celulares, y deseamos implementar el método ABC para priorizar nuestros esfuerzos de ventas.

• Agrega el código de producto.
• Nombre del producto
• Fecha de ingreso a la bodega
• Número de artículos
• Costo por unidad
• Total ($)

En este ejemplo, aplicamos el método ABC para ordenar nuestros registros según la ganancia esperada. Esto nos permite enfocarnos en productos de alta rentabilidad, siendo los teléfonos de alta gama los marcados en A.

Inventario PEPS en una Empresa Alimenticia

Para una empresa que se dedica a la producción y venta de alimentos, la prioridad principal es garantizar la calidad y evitar desperdicios. El método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir) es ideal. Supongamos que gestionamos una empresa alimenticia y queremos asegurarnos de que los productos más antiguos se vendan primero:

• Código del producto
• Nombre del producto
• Fecha de ingreso a la bodega
• Número de artículos
• Costo por unidad
• Total

En este ejemplo, aplicamos el método PEPS para ordenar nuestro inventario según la fecha de entrada. Esto nos ayuda a liberar primero los productos más antiguos, reduciendo el riesgo de que caduquen.

Inventario Cíclico 

En negocios donde se requiere un flujo constante de mercancía, como una papelería, la gestión de inventario cíclico es esencial. Supongamos que tenemos una papelería y sabemos cuándo debemos reabastecernos de diferentes tipos de papel:

• Frecuencia
• Periódo. de qué fecha a qué fecha
• Código del producto
• Nombre del producto
• Número de artículos
• Costo por unidad
• Total

Este ejemplo muestra cómo un inventario cíclico puede organizarse por productos y sus respectivos períodos de reabastecimiento, ya sea mensual, trimestral o semestral. Esto garantiza que siempre tengamos suficiente stock sin exceso.

Software para Inventarios

Es mejor usar un software para inventarios que evitan todo este proceso manual. Estas herramientas llevan el proceso de forma automática, ahorrando tiempo y recursos.

AgendaPro es el software más completo, además de automatizar el inventario, cuenta con más de 30 funciones para facilitar la gestión de tu negocio:

• Con el control del inventario, podrás tener una visión actualizada de la disponibilidad de tus productos y tomar decisiones estratégicas en base a esa información.
• Accede desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea desde tu hogar u oficina.
• Si uno de tus productos está a punto de agotarse en el inventario, AgendaPro te enviará una notificación de forma inmediata para que puedas reponer tu stock.
• Descubre cuáles son tus productos más populares o más vendidos.
• Observa cómo se comportan tus productos a través de los informes de AgendaPro y organiza tu negocio en base a esa información.

En conclusión, la gestión de inventarios es fundamental en diversos tipos de negocios. Ya sea utilizando métodos como ABC, PEPS o implementando inventarios cíclicos, la clave está en mantener un flujo de mercancías eficiente y evitar pérdidas innecesarias. Puedes utilizar plantillas o software especializado para facilitar la gestión de tu inventario, eligiendo la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.