Toda empresa que aspire a sostenerse en el tiempo, bien sea aprovechando los períodos de bonanza o enfrentando sus contracciones económicas, debe considerar la importancia de definir un presupuesto de flujo de efectivo. Esta práctica, ciertamente, se ha popularizado entre los comerciantes más exitosos y si tú aspiras a ser uno de ellos te invitamos a considerar, con este artículo, su importancia.
Un presupuesto de flujo de caja (significa lo mismo), como comprobaremos, es aplicable a cualquier modelo de gestión comercial, bien sea para proteger de la quiebra a un negocio o bien para expandir, en el caso contrario, sus áreas de acción gerencial.
Presupuesto de Efectivo = Flujo de caja
Por regla general, lo que entendemos como presupuesto de efectivo corresponde a la misma noción de flujo de caja. De hecho, también podemos referirnos a ella como flujo de caja proyectado, ya que planifica, estima o concibe las entradas y salidas de dinero por parte de un comercio durante un período de tiempo determinado.
Qué es un presupuesto de flujo de efectivo
El presupuesto de flujo de efectivo es un tipo de documento técnico que busca prever todos los ingresos y egresos de dinero en un negocio, en un tiempo determinado, con el objetivo de gozar de una administración empresarial óptima.
Sus plazos son variables (semanales, mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales o anuales) y muchas veces las decisiones más importantes dentro de un negocio se toman mirando los índices que arroja este registro.
Utilidad del presupuesto de flujo de efectivo
Siguiendo su definición, las ventajas de hacer un presupuesto de flujo de caja varían. En primer lugar, esta herramienta ayuda a responder la pregunta sobre cuál es el mejor camino financiero a seguir en un lapso de tiempo determinado. Además, su naturaleza permite afrontar las distintas fluctuaciones de la economía global y contempla tanto los déficits como los excedentes durante determinados períodos del ejercicio fiscal.
Importancia del presupuesto de flujo de efectivo
A grandes rasgos, la puesta en práctica de un presupuesto de flujo de caja es vital para mantener activo cualquier negocio. Gracias al mismo es posible administrar de una manera efectiva las entradas y salidas de dinero y fijar el mínimo necesario que se necesita para sostener su operatividad.
Y es que parte de su razón de ser también reside en que el comerciante pueda mantenerse al día con sus obligaciones financieras, además de conocer si sus finanzas se encuentran próximas a un excedente o un déficit de dinero, lo cual invariablemente fijará la ruta de acción a tomar por parte de la empresa.
Por otro lado, la importancia del flujo de efectivo radica en que es un documento necesario para mejorar la gestión de gastos, maximizar los recursos y bienes disponibles, tomar las mejores decisiones a la hora de hacer inversiones y contemplar los riesgos de ciertos gastos.
Características del presupuesto de flujo de efectivo
Para confeccionar de manera correcta un presupuesto de flujo de caja se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:
- Estimar los pagos parciales y totales tanto a proveedores como a acreedores que resulten vitales para el rubro comercial.
- Proyectar las ventas o suscripciones del negocio.
- Fijar los montos mínimos de ingreso que garanticen la operatividad de la empresa.
Al tomar en cuenta estos factores, se hace plausible la ejecución de un presupuesto de flujo de caja capaz de mantener a flote cualquier actividad comercial. Esto se debe a que asegura las condiciones mínimas para su correcto funcionamiento, evitando así la desaparición de la liquidez, cuestión que se hace vital para afrontar los períodos de baja capitalización del mercado.
Qué hacer si prevemos que tendremos un déficit
Un déficit nunca es una buena noticia para ningún comercio. Sin embargo, caer en éste no significa el fin del mundo ni mucho menos. Veamos qué puedes hacer en caso de que las finanzas de tu negocio se vean en esta situación:
- Evaluar la posibilidad de solicitar un financiamiento.
- Negociar de la mejor manera el refinanciamiento de todas las deudas y gastos pasivos.
- Optar a un crédito comercial con la banca o pedir incrementos en la línea de crédito del comercio.
- Incrementar los ingresos con cobros de contado y suspender cualquier tipo de crédito a los clientes.
Qué hacer si prevemos que tendremos un excedente
La situación soñada por todo comerciante: poseer un excedente de efectivo. En esta situación, lo más importante es no dejarse llevar por impulsos y hacer uso del dinero de una manera inteligente. Veamos, qué puedes hacer cuando las finanzas de tu negocio gozan de buena salud:
- Invertirlo en maquinaria o equipos que optimicen las tareas de gestión.
- Adquirir más mercancías.
- Expandir los lindes del negocio.
- Hacerse con acciones de otras empresas para aumentar el nivel de influencia de la marca comercial.
Ejemplos de presupuestos de flujo de efectivo
Tal vez se pueda pensar que los negocios que apuestan al volumen, con ventas al menor, son los que más necesitan de un presupuesto de flujo de efectivo, ya que de no hacerlo corren el riesgo de sufrir de los desbarajustes propios de una mala administración comercial.
Analicemos ahora el estado de flujo de efectivo con un ejemplo práctico resuelto que nos ayudará a ilustrar estos presupuestos, como el de los consorcios médicos. Bien es cierto que este tipo de negocios, dadas sus características, gozan de un flujo de caja constante. Por ello, es esencial determinar el alcance y los objetivos del presupuesto comercial, no solo para prever el volumen de efectivo que requiera la empresa, sino también para evaluar si la relación entre ingresos y egresos ha sido satisfactoria.
La importancia del estado de flujo de efectivo también atañe a negocios en teoría más pequeños, como por ejemplo a una tienda de cosméticos. En este tipo de negocios resulta peculiar que la mayor parte de las entradas de dinero se hace en efectivo, a pesar de que probablemente el pago a los proveedores no se ejecute por esta vía. Por lo mismo, el flujo de dinero en la caja debe ser importante para así cumplir con las demandas de cambio que necesitan los clientes.
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Pasos para crear un presupuesto de flujo de efectivo
Para crear un presupuesto de flujo de efectivo te recomendamos considerar los siguientes puntos:
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Contrata un software de trabajo que te facilite estas tareas: Desde AgendaPro te recomendamos implementar este software para gestionar las finanzas de tu negocio, que puedes probar gratuitamente aquí. Éste, además de permitirte registrar todas las entradas y salidas de efectivo, te ayuda a simplificar las operaciones y reduce los errores de cálculo que se puedan presentar. Como tal, la digitalización de este tipo de procesos en las empresas cuenta con una amplia cantidad de seguidores, quienes reconocen la ventaja de este tipo de herramientas.
- Define la periodicidad del presupuesto: Los tiempos de las empresas muchas veces dependen de sus necesidades intrínsecas. Muchos emprendimientos están atados a las épocas del año en los que son puestos en marcha. De esta manera, deben buscar la optimización del trabajo y el cumplimiento de las metas que puedan fijar en sus negocios. Después de definir estas aristas, es factible fijar si la periodicidad del presupuesto será semanal, mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual.
- Prevé las ventas: Para ello, debes identificar todas las posibles fuentes de ingreso de tu negocio. Considera que las ventas muchas veces dependen de la situación del mercado en tu rubro. Un buen análisis de previsión de demandas puede ayudarte a fijar un estimado de ventas.
- Predice los ingresos de dinero: Bien sea si recibes pagos en efectivo, mediante tarjetas de débito, créditos, pagarés, monedas digitales o incluso si decides apostar por el cobro parcializado de los bienes y productos que tu empresa ofrece, es imprescindible contabilizar los mismos. Es sumamente importante, ya que su descontrol puede llevar a tu empresa a fuertes discrepancias entre las facturas de ventas y el flujo real de efectivo.
- Estima los gastos: Para subsistir, todo negocio debe fijar una cantidad máxima de egresos para no caer en números rojos. Estas son las llamadas obligaciones financieras, y pueden ser variables ya que no siempre se invierte la misma cantidad de dinero en marketing, reposición de inventarios, suministros de oficina, pago de membresías o alguna reparación excepcional. De igual forma, hay gastos que son ineludibles como los pagos de nómina de los trabajadores, el alquiler, los préstamos, las pólizas de seguro y el cálculo de utilidades.
- Registra el saldo final: Para hacer esta operación, se deben calcular las entradas totales y contrastarlas con las salidas de dinero (pagos, inversiones, servicios varios). La diferencia entre estos dos valores es lo que podemos entender como saldo final del flujo de efectivo.
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Fija un saldo mínimo para la operatividad: Esta cifra varía dependiendo de la empresa, el rubro, el alcance y las necesidades presupuestadas por el comerciante. El saldo mínimo de flujo de caja es la frontera entre una economía comercial en teoría positiva, y el llamado déficit de caja.
Como conclusión, debemos considerar que un presupuesto de flujo de efectivo está en la obligación de revisar tanto los ingresos como los gastos de tu negocio dentro de un plazo de tiempo determinado.
A su vez, estos dependen de variables que ineludiblemente responden a la proyección financiera de la empresa y que, a la larga, pueden salvar tu negocio de cualquier crisis que se pueda atravesar o impulsar la marca a competir con las mejores del rubro en el siempre difícil campo empresarial.
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