El papel que representan los proveedores para una empresa es de capital importancia. Al ser ellos quienes le ayudan a generar los bienes y servicios que luego serán vendidos, se convierten en su músculo principal y en lo que la mantiene en circulación.
Por ello, llevar un control de proveedores es vital. Este sistema es lo que, como empresa, te permitirá ajustar y manejar todos los aspectos que se relacionan con ellos. Las cláusulas contractuales, los contratos, la gestión de abastecimiento, las compras, la logística, los perfiles de cada uno, la relevancia de sus productos y las relaciones entre calidad/precio, son algunos ejemplos de ello. Es importante llevar estos aspectos en la administración de la empresa con sumo cuidado y atención.
A continuación, te dejamos las nociones más esenciales para llevar a cabo el proceso de control de proveedores de la manera más satisfactoria para todas las partes involucradas.
¿Qué es el control de proveedores?
Cuando se habla de un sistema de control de proveedores, por definición se está haciendo referencia al seguimiento de las actividades de los proveedores de la empresa, para garantizar que las cláusulas y los contratos que éstos tienen con aquellas empresas a las que proveen estén siendo cumplidos. Es un sistema tanto de control administrativo como operativo. Esto quiere decir que funciona como un núcleo que facilita el control, el seguimiento y la evaluación de los proveedores a la empresa en la que están prestando sus servicios.
Contar con un sistema adecuado para el control de proveedores es de vital importancia, porque es a través de éste que las empresas pueden visualizar un panorama analítico lo suficientemente amplio sobre las posibles amenazas o riesgos que existen y así idear un plan de gestión y solución.
Es posible que, de no contar con un sistema de control de proveedores adecuado a las necesidades de la empresa en cuestión, se generen considerables pérdidas económicas, pues la cadena de suministros que pone en operación los servicios que se ofertan puede verse afectada. Para lograr estos objetivos de manera eficiente, lo mejor es automatizar el proceso por medio de un software de gestión empresarial, el cual te ayudará a mantener tanto el control de proveedores, como el del stock de inventarios. También puedes agilizar todo con los reportes de control que te brinda tener un software de gestión empresarial.
Hoy en día, ante la digitalización a la que se ven sometidos más sectores del mercado, la implementación de un software de gestión empresarial (como el que te ofrecemos en AgendaPro) se ha vuelto un requisito indispensable para llevar a cabo esta clase de control sobre los proveedores. Hacerte con esta poderosa herramienta agilizará de manera casi automática la gestión y evaluación de contratos y cláusulas con cada proveedor, lo cual te ayudará a prevenir de manera más acertada cualquier incidente relacionado con el suministro de insumos.
¿Cómo hacer un control de proveedores?
Sin procesos complicados, ni encuestas vacías, el control de los proveedores se puede llevar de una manera sencilla, siguiendo los pasos que te dejamos a continuación:
- Define requisitos: Dejar en claro y por escrito cuáles son los requisitos de los productos o servicios que deseas comprar es el primer paso para una buena gestión de proveedores. Así lograrás ajustar el control de proveedores a las necesidades específicas de tu empresa.
- Analiza la elección de proveedores: Evalúa concienzudamente la trayectoria y el perfil de cada proveedor, en relación a la relevancia estratégica que pueda tener dentro de la empresa. Revisa sus referencias y clientes, al igual que la tecnología que usa para la logística de entrega.
- Gestiona los contratos: Selecciona y categoriza a los proveedores según su capacidad de brindar los productos o servicios que se están requiriendo de ellos. Toma en cuenta tanto el margen de rentabilidad que pueda generar la transacción como la información detallada del proveedor, la cual debe estar sustentada dentro del marco legal correspondiente antes de firmar los contratos.
- Monitorea continuamente: Esto es algo que puedes lograr si mantienes una comunicación clara y transparente con tus proveedores durante todo el proceso de abastecimiento. Es responsabilidad de la empresa contratante verificar que los productos o servicios recibidos cumplen con todos los requisitos solicitados, tanto administrativa, como operativa y legalmente. Así, la relación comercial con los proveedores se estará desarrollando de la mejor manera posible.
- Redefinición de contratos: La toma de decisiones con respecto a la terminación o continuación de una relación comercial con algún proveedor se realiza con base en el cumplimiento de los requisitos solicitados, de la gestión de entrega y de la operatividad económica y legal de los productos o servicios. La búsqueda y el análisis de nuevos proveedores es algo que, como empresario, deberías incentivar ya que permite ampliar la visión de otros servicios y productos que puedan ayudar a impulsar la empresa, evitando así depender de un sólo proveedor. Trabajar con distintos proveedores te ayudará a conocer nuevos sistemas y nuevos productos que te ayuden a cumplir con las expectativas de calidad de la empresa.
Beneficios de tener un control de proveedores transparente
Protege la información de los clientes
Durante cualquier transacción comercial entre las empresas y los proveedores, es bastante común que el acceso a la información sensible de tu negocio (como los datos de tus principales clientes) se vea comprometido. Por ello, el uso de plataformas tecnológicas seguras y confiables (como lo es un software de gestión empresarial) es importante, ya que te garantizan la protección de dicha data. Por medio de estas plataformas, le brindarás a tus clientes la confianza de que los datos e información que te han confiado están seguros, lo que se traducirá en cadenas de fidelización que te proporcionarán ventaja ante aquellos competidores que todavía utilizan una gestión manual.
Optimiza los procesos y recursos
La automatización de estos procesos de control de proveedores reduce sustancialmente el trabajo manual, posibilitando la identificación de riesgos y oportunidades de manera más oportuna y precisa, al mismo tiempo que minimiza al mínimo el margen de errores humanos. Sin contar, además, con el ahorro de tiempo y costos que generan, permitiéndote invertirlos en otras actividades de interés comercial que favorezcan la rentabilidad de tu negocio.
Cumplimiento de regulaciones
Es muy usual que las normativas cambien constantemente y, al llevar una gestión manual, es posible que estas actualizaciones no se efectúen a tiempo lo que puede producir incumplimientos no deseados. Al implementar softwares de gestión empresarial las actualizaciones con respecto a las regulaciones, tanto nacionales como internacionales, se realizarán de manera automática. El monitoreo y la evaluación automática del cumplimiento de los proveedores evitará sanciones y multas que puedan representar considerables pérdidas económicas para tu negocio.
Garantiza la eficiencia operativa
Automatizar el control de proveedores por medio de un software de gestión empresarial te permitirá tener una mayor visibilidad sobre los perfiles de tus proveedores y sobre sus rendimientos. Clasificarás y ubicarás la información necesaria con más facilidad agilizando la trazabilidad de las relaciones comerciales. Un mejor control de proveedores minimiza la posibilidad de que la cadena de suministro se vea interrumpida, lo que pondría en riesgo la operatividad de la empresa.
Mejora la toma de decisiones
Con la información y los reportes automatizados que te brinda el control de proveedores sobre su desempeño, te será posible tomar decisiones objetivas y precisas con base en datos confiables. Así estarás mejor preparado para actuar oportunamente en la prevención de riesgos e incidentes.
El control de proveedores es muy fácil de realizar, pero no por ello una tarea que debas descuidar. Aunque conlleva mucho trabajo si se hace de manera manual, a largo plazo es una vena esencial dentro del funcionamiento de tu empresa. Por ello, la mejor solución para un control de proveedores eficiente, es la automatización del proceso por medio de un software de gestión empresarial como el que AgendaPro ofrece, el cual te ayudará a prevenir riesgos asociados a terceros, que se traduzcan en pérdidas económicas o en la mala reputación de tu marca.
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